Synthèse des éléments de la lettre administrative

En plus du nom de l’organisation de l’expéditeur, l’en-têteSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : entête. peut comprendre son adresse municipale ou postale, ses numéros de téléphone et de télécopie, son adresse de courrier électronique, l’adresse de son site Web, etc.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Éléments de l’en-tête dans la lettre.

Ces indications facultatives s’écrivent à gauche de la page, vis-à-vis des mentions de lieu et de date. Elles sont toujours au masculin et en lettres majuscules (accentuées au besoin).

Pour en savoir davantage, consultez les articles Mode d’acheminement et Nature de l’envoi.

On mentionne le lieu d’origine de la lettre dans le coin supérieur droit (ou, dans une lettre à un alignement, à gauche, sur la première ligne sous l’en-tête). Le nom du lieu est suivi d’une virgule et de la date.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Lieu et date dans la lettre.

On mentionne la date sous forme alphanumérique, précédée du déterminant le, immédiatement après le lieu d’envoi, dans le coin supérieur droit de la lettre (ou, dans la lettre à un alignement, sur la première ligne à gauche). Le jour de la semaine n’est pas indiqué, et on ne met pas de point à la fin de cette mention.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Lieu et date dans la lettre.

La vedette de la lettre figure contre la marge de gauche, sous la mention du lieu et de la date (deux espacements sont suggérés). Elle est rédigée de la même manière qu’une adresse figurant sur une enveloppe.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Éléments de la vedette dans la lettre.

Cette mention facultative figure sous la vedette, contre la marge de gauche (deux espacements sont suggérés). Elle renvoie au numéro ou au code attribué au dossier. La mention Référence est suivie d’un deux-points, et la formulation qui suit commence par une majuscule.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Références dans la lettre administrative.

La mention Objet, qui précise le contenu de la lettre, figure généralement contre la marge de gauche, plus ou moins deux lignes sous la vedette et les références, et est en caractères gras. Le mot objet, qui s’écrit toujours, dans ce contexte, au singulier et avec une majuscule initiale, est suivi d’un deux-points et d’une formulation claire et explicite commençant par une majuscule. Il est déconseillé de remplacer Objet par RE, Concerne ou Sujet.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Objet dans la lettre administrative.

L’appel, qui figure contre la marge de gauche, deux lignes sous l’objet, est une formule de civilité qui varie selon la personne à qui l’on s’adresse. Il se termine toujours par une virgule. Les formules « Monsieur, » ou « Madame, » sont les plus courantes. Elles peuvent être suivies du titre ou de la fonction officielle du ou de la destinataire.

Lorsqu’on ignore qui lira la lettre, on utilise généralement la formule impersonnelle Madame, Monsieur, ces deux mots étant disposés l’un sous l’autre.

On peut aussi employer le nom complet de la personne suivi d’une virgule, notamment lorsque l’on ne connaîtSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : connait. pas son genre.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Formules d’appel dans la lettre.

Le corps de la lettre comporte trois parties : l’introduction, le développement et la conclusion. L’introduction commence par une majuscule même si l’appel se termine par une virgule. Le développement se divise en paragraphes courts qui exposent chacun une idée principale.

Pour en savoir davantage, consultez les articles Corps du message dans la lettre, Introduction de la lettre et Conclusion de la lettre.

La salutation est généralement une phrase complète qui vient après la conclusion de la lettre et qui reprend la formule d’appel.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Formules de salutation dans la lettre.

Le nom du ou de la signataire figure généralement sous sa signature, qui est, dans la mesure du possible, manuscrite. Ce nom peut être suivi d’une virgule et, sur la ligne suivante, de la fonction du ou de la signataire, qui commence alors par une minuscule (si l’on omet la virgule, la fonction commence par une majuscule).

Pour en savoir davantage, consultez les articles Signature dans la lettre, Signature par délégation et signature par procuration dans la lettre et Signature double ou multiple dans la lettre.

Cette mention, qu’on peut écrire au singulier ou au pluriel, selon le cas, et qu’on peut abréger en p. j. ou en PJ, indique que des documents sont joints à la lettre. Elle figure deux interlignes sous les éléments composant la signature, contre la marge de gauche.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Pièce jointe dans la lettre.

Cette mention, qui figure sous la mention Pièce jointe (ou deux lignes sous la signature, s’il n’y a pas de pièce jointe) et qu’on peut abréger en c. c. ou en CC, indique qu’une copie de la lettre a été envoyée à une ou plusieurs autres personnes. Elle est suivie du nom des personnes qui ont reçu une copie de la lettre.

Pour en savoir davantage, consultez l’article Copie conforme dans la lettre.