Éléments de la vedette dans la lettre

La vedette s’écrit contre la marge de gauche, deux interlignes sous la mention de lieu et de date (ou sous la mention relative au mode d’acheminement ou à la nature de l’envoi, s’il y a lieu). La vedette correspond à une suscription (nom et adresse d’un ou d’une destinataire figurant sur une enveloppe; le nom du pays est facultatif).

Lorsque l’on sait que la lettre sera insérée dans une enveloppe à fenêtre, on doit limiter à cinq le nombre de lignes. On doit aussi s’assurer que la longueur des lignes n’excède pas la largeur de la fenêtre de l’enveloppe.

Cependant, la vedette pourrait occuper un espace illimité dans la lettre. On pourrait y faire figurer autant de lignes qu’on le souhaite, et ces lignes pourraient être aussi longues que nécessaire.

La première ligne est constituée du prénom et du nom du ou de la destinataire, souvent précédés de son titre de civilité (Madame, Monsieur, Docteur, Docteure, MaîtreSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : Maitre., etc.). Aucun de ces éléments ne peut être abrégé.

Ensuite, on peut trouver notamment, dans l’ordre (sur des lignes distinctes) :

Dans le cas où l’on s’adresse à une personne dont le genre n’est pas connu, on peut omettre les titres de civilité féminins et masculins ainsi que le titre de fonction.

Lorsqu’une personne cumule des responsabilités lui conférant plus d’un titre (par exemple, ministre et député ou encore directrice des communications et secrétaire générale), on s’en tient à celui qui est pertinent dans le contexte de la lettre. Il arrive cependant qu’on mentionne un titre composé correspondant à deux fonctions, par exemple, président-directeur général, secrétaire-trésorier, voire vice-présidente et directrice générale. On doit alors écrire ce titre complet.

Si le contenu de la lettre s’adresse à un groupe, mais qu’on veut charger précisément quelqu’un de transmettre le message à ce groupe, on utilise la mention À l’attention de, suivie du nom ou de la fonction de la personne désignée. Toutefois, cette mention ne remplace pas la vedette. Il s’agit plutôt d’une information complémentaire que l’on ajoute sous le nom du groupe (ou de l’organisme) à qui la lettre est adressée.

Dans le cas d’une circulaire non personnalisée (lettre envoyée à plusieurs destinataires ou de façon massive), dont la vedette ne comporte que le nom et l’adresse de l’organisation, on peut écrire, selon le contexte, le nom d’une entité administrative comme Direction des communications, Direction des ressources humaines, Service des ventes ou encore À la direction. Cette façon de procéder s’applique également lorsque l’on s’adresse à un ou une destinataire dont on ne connaîtSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : connait. pas l’identité.

Au Québec, certains éléments de l’adresse doivent toujours s’écrire dans la langue dans laquelle ils sont officialisés par la Commission de toponymie, langue qui est généralement le français. Il s’agit du nom de la voie de communication, incluant le générique (rue, boulevard, etc.) et le point cardinal qui lui est rattaché, s’il y a lieu, ainsi que du nom de la ville et de la province. Ces éléments ne doivent pas se traduire en anglais. Les ministères et les organismes de l’Administration québécoise sont tenus de n’employer que le français dans les adresses au Québec. Beaucoup de grandes entreprises ont aussi adopté ce principe.

En règle générale, les éléments de l’adresse ne s’abrègent pas. Par contre, on peut exceptionnellement employer les abréviations en cas de contraintes informatiques ou d’espace, par exemple pour la fenêtre d’une enveloppe ou dans un formulaire.

On peut abréger le point cardinal (N., S., E., O.) à condition qu’on ait déjà dû abréger le générique du nom de la voie de communication (boulevard, avenue, etc.).