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Signature dans la lettre

Les articles de la Banque de dépannage linguistique (BDL) traitant de la lettre et du courriel ont été mis à jour en 2022. Certains proposent de nouvelles façons de faire, qui peuvent différer de ce qui est présenté dans la septième édition du Français au bureau. En cas de disparité entre les contenus, celui de la BDL prévaut.

Élément essentiel de la lettre, la signature scelle le caractère officiel de ce type de communication, en plus de contribuer à la personnalisation du message. Elle comporte généralement trois éléments : un nom complet, une fonction ou un titre, et une signature proprement dite. Cette dernière est, dans la mesure du possible, exécutée à la main. Il est toutefois courant et tout à fait acceptable d’avoir recours à une signature manuscrite numérisée.

Emplacement de la signature

Dans la lettre à deux alignements, la signature se place à droite, alignée avec la mention du lieu et de la date. Le nom du ou de la signataire figure plus ou moins quatre interlignes sous la salutation, et la signature manuscrite est apposée dans cet espace, à l’encre noire ou bleue.

Dans la lettre à un alignement, on place la signature contre la marge de gauche, toujours quatre interlignes sous la salutation.

Titres de civilité

Par convention, le nom n’est ni précédé ni suivi de Monsieur, de Madame, de Maître, de Docteur ou de leurs abréviations respectives. Il n’est pas non plus accompagné d’indications de grades universitaires. (Ces indications peuvent toutefois figurer, au long ou en abrégé, dans la signature d’articles ou de rapports.)

  • Pierre Côté
    Monsieur Pierre Côté
    Architecte
  • Annie Falconi
    Maître Annie Falconi
    Notaire
  • Michel Paquet
    Michel Paquet, B. Sc., M. Sc. A.

Emploi exceptionnel de Monsieur ou Madame

Si une personne a un prénom pouvant être masculin ou féminin (Camille, Claude, Maxime, par exemple) et que son titre est épicène (c’est-à-dire que sa forme est la même dans les deux genres), elle peut faire suivre son nom de Monsieur ou de Madame entre parenthèses pour renseigner le ou la destinataire de la lettre.

  • Claude Lefebvre
    Claude Lefebvre (Madame)
    Infographiste

Fonction exercée par plusieurs personnes

Dans le cas où le ou la signataire occupe des fonctions semblables à celles d’autres personnes, sa profession ou son titre est indiqué après la signature et le nom. Il y a deux présentations possibles :

  • nom suivi d’une virgule et du titre ou de la profession, tout en minuscules, sur la même ligne que le nom ou sur la ligne suivante;
  • nom seul, sans virgule, et titre ou profession, avec majuscule initiale, sur la ligne suivante.

Le nom de l’unité administrative peut être indiqué ensuite.

  • Ghislaine Côté
    Ghislaine Côté, adjointe administrative
    Service de la formation
  • Ghislaine Côté
    Ghislaine Côté,
    adjointe administrative
  • Ghislaine Côté
    Ghislaine Côté
    Adjointe administrative
  • Michel Julien
    Michel Julien
    Réviseur
  • Andrea Marconi
    Andrea Marconi
    Architecte

Poste de direction ou fonction unique

Quand le ou la signataire occupe un poste de direction ou une fonction unique, sa fonction ou son titre s’écrit traditionnellement au-dessus de la signature, précédé d’un déterminant et suivi d’une virgule.

Il est toutefois de plus en plus courant et tout à fait acceptable d’adopter la même présentation que pour les fonctions exercées par plusieurs personnes, soit de placer la fonction sous le nom du ou de la signataire, sans déterminant ni virgule. En effet, cette façon de faire met l’accent sur la personne et non sur sa fonction, puisque c’est son nom qui figure en premier. Elle permet aussi d’uniformiser la présentation des signatures et simplifie les normes de la correspondance administrative.

Si le titre de la personne figure dans l’en-tête, il peut être inutile de le répéter dans la signature. Mais les mentions Bureau du président, Cabinet de la sous-ministre, par exemple, qui figurent parfois dans l’en-tête, ne signifient pas que le ou la signataire est obligatoirement le président ou la sous-ministre.

  • Le directeur des ressources humaines,

    Guy O’Bomsawin
    Guy O’Bomsawin
  • Monique Lajoie
    Monique Lajoie
    Vice-présidente aux finances
  • Benoît Rouleau
    Benoît Rouleau
    Secrétaire du Comité de la politique linguistique

Mention de la profession ou d’un titre réservé aux membres d’un ordre professionnel

Quand il est nécessaire de le faire pour des raisons administratives, on ajoute la mention de la profession ou de l’appartenance à un ordre professionnel à la suite du nom. La mention peut être abrégée.

  • Pascale Larose
    Pascale Larose, cardiologue
    Directrice de la recherche
  • Michel Sioui
    Michel Sioui, ing.
    Vérificateur par intérim

Coordonnées du ou de la signataire

Lorsqu’on veut fournir des coordonnées, il est préférable de les donner dans le corps de la lettre, et non sous la signature. Pour les mettre en évidence, on peut utiliser le gras ou encore les présenter sous forme d’énumération verticale quand on a plus d’un élément à fournir, par exemple un numéro de téléphone et une adresse de courrier électronique.

Signature organisationnelle

Dans certains cas, la lettre est signée au nom du service ou de la direction d’une organisation. Cette façon de faire est acceptable, mais elle peut dépersonnaliser l’échange. La signature sera composée du nom de la direction ou du service uniquement, sans le nom ni le paraphe d’un ou d’une signataire.

  • La Direction des ressources humaines
  • L’équipe du soutien informatique

Dernière mise à jour : 2022

À lire aussi

  • Comment présenter la signature double ou multiple?
  • En quoi consiste la signature par délégation?
  • Dans quelle partie de la lettre devrait-on placer les coordonnées?
  • Voyez divers modèles de lettres qui montrent l’emplacement de la signature.

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