Signature dans la lettre

Dans la lettre à deux alignements, la signature se place à droite, alignée avec la mention du lieu et de la date. Le nom du ou de la signataire figure plus ou moins quatre interlignes sous la salutation, et la signature manuscrite est apposée dans cet espace, à l’encre noire ou bleue.

Dans la lettre à un alignement, on place la signature contre la marge de gauche, toujours quatre interlignes sous la salutation.

Par convention, le nom n’est ni précédé ni suivi de Monsieur, de Madame, de MaîtreSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : Maitre., de Docteur ou de leurs abréviations respectives. Il n’est pas non plus accompagné d’indications de grades universitaires. (Ces indications peuvent toutefois figurer, au long ou en abrégé, dans la signature d’articles ou de rapports.)

Si une personne a un prénom pouvant être masculin ou féminin (Camille, Claude, Maxime, par exemple) et que son titre est épicène (c’est-à-dire que sa forme est la même dans les deux genres), elle peut faire suivre son nom de Monsieur ou de Madame entre parenthèses pour renseigner le ou la destinataire de la lettre.

Dans le cas où le ou la signataire occupe des fonctions semblables à celles d’autres personnes, sa profession ou son titre est indiqué après la signature et le nom. Il y a deux présentations possibles :

Le nom de l’unité administrative peut être indiqué ensuite.

Quand le ou la signataire occupe un poste de direction ou une fonction unique, sa fonction ou son titre s’écrit traditionnellement au-dessus de la signature, précédé d’un déterminant et suivi d’une virgule.

Il est toutefois de plus en plus courant et tout à fait acceptable d’adopter la même présentation que pour les fonctions exercées par plusieurs personnes, soit de placer la fonction sous le nom du ou de la signataire, sans déterminant ni virgule. En effet, cette façon de faire met l’accent sur la personne et non sur sa fonction, puisque c’est son nom qui figure en premier. Elle permet aussi d’uniformiser la présentation des signatures et simplifie les normes de la correspondance administrative.

Si le titre de la personne figure dans l’en-têteSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : entête., il peut être inutile de le répéter dans la signature. Mais les mentions Bureau du président, Cabinet de la sous-ministre, par exemple, qui figurent parfois dans l’en-tête, ne signifient pas que le ou la signataire est obligatoirement le président ou la sous-ministre.

Quand il est nécessaire de le faire pour des raisons administratives, on ajoute la mention de la profession ou de l’appartenance à un ordre professionnel à la suite du nom. La mention peut être abrégée.

Lorsqu’on veut fournir des coordonnées, il est préférable de les donner dans le corps de la lettre, et non sous la signature. Pour les mettre en évidence, on peut utiliser le gras ou encore les présenter sous forme d’énumération verticale quand on a plus d’un élément à fournir, par exemple, un numéro de téléphone et une adresse de courrier électronique.

Dans certains cas, la lettre est signée au nom du service ou de la direction d’une organisation. Cette façon de faire est acceptable, mais elle peut dépersonnaliser l’échange. La signature sera composée du nom de la direction ou du service uniquement, sans le nom ni le paraphe d’un ou d’une signataire.