Copie conforme dans la lettre

On peut écrire en toutes lettres Copie conforme (mention qui est toujours au singulier et qui comprend une majuscule initiale), employer l’abréviation courante c. c. (en minuscules) ou encore le sigle CC (en majuscules). Dans tous les cas, la mention sera suivie d’un deux-points. Si l’on veut s’assurer que le ou la destinataire comprendra cette mention, il est préférable de l’écrire en toutes lettres.

On écrit en toutes lettres copie conforme, avec une minuscule initiale, lorsque cette formulation se trouve dans le corps de la lettre.

Le nom de chaque personne peut être accompagné de son titre de civilité (au long ou sous forme abrégée) ou de son titre de fonction, du nom de l’unité à laquelle elle est rattachée ou encore du nom de l’organisation où elle travaille.

Notons cependant que si l’on s’adresse à une personne qui ne souhaite pas être désignée au masculin ni au féminin, ou dont on ne connaît pas le genre, on n’inclut pas de titre, sauf si ce titre est épicène.

Si plus d’une personne figure en copie conforme, on uniformise la présentation. Ainsi, si l’on omet le titre de l’une d’elles, on l’omettra aussi pour les autres.

Quand on envoie une copie de la lettre à plusieurs personnes, on peut inscrire les noms en ordre alphabétique (selon le nom de famille) ou selon un ordre hiérarchique.

Le nom des personnes de l’externe figure cependant avant celui des personnes de l’interne.

On peut aussi faire parvenir une copie conforme à un groupe sans spécifier le nom des personnes qui le composent.

Pour des raisons d’uniformité dans la présentation d’une même lettre, si l’on écrit Pièce jointe en toutes lettres, on écrira aussi Copie conforme en toutes lettres. De même, si l’on utilise l’abréviation p. j. (ou le sigle PJ), on utilisera également l’abréviation c. c. (ou le sigle CC).

Les mentions sont placées l’une sous l’autre, sans espacement entre les deux. On indique celle concernant la ou les pièces jointes sur la première ligne et celle concernant la ou les copies conformes juste en dessous.

Lorsqu’on envoie une lettre à un tiers à titre confidentiel, donc à l’insu du ou de la destinataire de la lettre, on ajoute la mention Transmission confidentielle. Cette mention, qui s’écrit de préférence en toutes lettres, se met non pas sur l’original, mais seulement sur la copie envoyée au tiers. Elle figure sous la mention Copie conforme ou à la place de celle-ci.