Pièce jointe dans la lettre
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Les articles de la Banque de dépannage linguistique (BDL) traitant de la lettre et du courriel ont été mis à jour en 2022. Certains proposent de nouvelles façons de faire, qui peuvent différer de ce qui est présenté dans la septième édition du Français au bureau. En cas de disparité entre les contenus, celui de la BDL prévaut.
Une pièce jointe est un document (dépliant, procès-verbal, facture ou autre) qu’on annexe à une lettre. On annonce la pièce jointe et on présente brièvement son contenu dans le corps de la lettre. Ainsi, le ou la destinataire pourra noter la présence et le nom du document annexé et s’assurer que l’envoi est complet.
Présentation de la mention Pièce jointe
On indique la présence de la pièce jointe par la mention Pièce jointe, Pièces jointes, ou, couramment, au moyen de l’abréviation p. j. ou du sigle PJ. Dans tous les cas, on fait suivre la mention d’un deux-points. Si l’on veut s’assurer que le ou la destinataire comprendra cette mention, il est préférable de l’écrire en toutes lettres.
Cette mention est placée au bas de la page, contre la marge de gauche, deux interlignes sous les éléments composant la signature (ou sous les initiales d’identification, le cas échéant).
Identification des documents en pièces jointes
La mention est idéalement suivie du nom ou du titre des documents annexés (avec une majuscule de positionLettre majuscule exigée en raison de la place qu’occupe un mot (par exemple, en début d’une phrase).), ou de leur nombre et de leur nom (avec une minuscule; il n’y a pas de majuscule de position dans ce cas puisqu’un nombre précède le nom). Il est courant d’inscrire uniquement le nombre de documents annexés. Si l’on opte pour cette façon de procéder, il est encore plus important de les annoncer dans le corps de la lettre en nommant explicitement les documents.
Présentation de la mention Copie conforme combinée à Pièce jointe
Pour des raisons d’uniformité dans la présentation, si l’on écrit Pièce jointe en toutes lettres, Copie conforme sera également en toutes lettres. Le même principe s’applique si l’on utilise l’abréviation p. j. (ou le sigle PJ) : on optera aussi pour l’abréviation c. c. (ou le sigle CC).
Les mentions sont placées l’une sous l’autre, sans espacement entre les deux. On indique celle concernant la ou les pièces jointes sur la première ligne et celle concernant la ou les copies conformes juste en dessous.
