Pièce jointe dans la lettre

On indique la présence de la pièce jointe par la mention Pièce jointe, Pièces jointes, ou, couramment, au moyen de l’abréviation p. j. ou du sigle PJ. Dans tous les cas, on fait suivre la mention d’un deux-points. Si l’on veut s’assurer que le ou la destinataire comprendra cette mention, il est préférable de l’écrire en toutes lettres.

La mention est placée au bas de la page, contre la marge de gauche, deux interlignes sous les éléments composant la signature (ou sous les initiales d’identification, le cas échéant).

On écrit en toutes lettres pièce jointe, avec une minuscule initiale, lorsque cette formulation se trouve dans le corps de la lettre.

La mention est idéalement suivie du nom ou du titre des documents annexés (avec une majuscule de position), ou de leur nombre et de leur nom (avec une minuscule; il n’y a pas de majuscule de position dans ce cas puisqu’un nombre précède le nom). Il est courant d’inscrire uniquement le nombre de documents annexés. Si l’on opte pour cette façon de procéder, il est encore plus important de les annoncer dans le corps de la lettre en nommant explicitement les documents.

Pour des raisons d’uniformité dans la présentation, si l’on écrit Pièce jointe en toutes lettres, Copie conforme sera également en toutes lettres. Le même principe s’applique si l’on utilise l’abréviation p. j. (ou le sigle PJ) : on optera aussi pour l’abréviation c. c. (ou le sigle CC).

Les mentions sont placées l’une sous l’autre, sans espacement entre les deux. On indique celle concernant la ou les pièces jointes sur la première ligne et celle concernant la ou les copies conformes juste en dessous.