Disposition et présentation de la lettre administrative

Les marges supérieure et inférieure, ainsi que les marges latérales, sont généralement de deux à quatre centimètres. La marge du haut peut être plus grande lorsqu’on a plusieurs éléments à intégrer dans l’en-têteSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : entête..

On doit d’ailleurs tenir compte des contraintes de l’enveloppe à fenêtre, du papier à en-tête et de la position de cet en-tête. Dans une lettre écrite sur du papier sans en-tête, on pourra ajuster les marges supérieure et inférieure pour que le texte soit placé de façon équilibrée.

Les lettres sont généralement à simple interligne; toutefois, le contenu (n’incluant pas la vedette) d’une lettre très courte peut être à interligne et demi pour que la présentation soit harmonieuse.

Idéalement, les lettres sont justifiées à gauche, ce qui évite une répartition inégale des mots et des blancs.

La disposition à un alignement est très courante dans la correspondance administrative parce qu’elle est simple et facile à appliquer. Dans ce type de disposition, tous les éléments sont alignés à gauche, les uns sous les autres.

La disposition à deux alignements est toutefois celle privilégiée par l’Office, car les lignes verticales invisibles formées par les alignements servent de guide de lecture pour l’œil. Le lieu et la date ainsi que la signature sont à droite, et les autres éléments sont alignés contre la marge de gauche.

Le deuxième alignement vertical doit être généré environ aux deux tiers de la largeur de la page. Pour le créer, on évite de justifier le texte à droite, car cela ne produirait pas l’effet désiré. On doit plutôt augmenter la largeur du retrait à gauche.

La taille de papier à privilégier est le format lettre (21,6 × 27,9 cm). La lettre devrait idéalement tenir sur une seule page, deux tout au plus.

Lorsqu’une lettre comporte deux pages, on devrait les numéroter, y compris la première. On numérote les pages dans l’angle inférieur droit en indiquant le chiffre seulement, sans aucun signe de ponctuation ni indicateur de suite.

On recommande d’utiliser pour le numéro de page la même police et la même taille de caractères que pour le corps du texte.

Soulignons au passage que le dernier paragraphe de la première page doit compter au moins deux lignes et se poursuivre sur au moins deux lignes à la page suivante. Il est en outre déconseillé de placer sur la deuxième page uniquement la formule de salutation et la signature.

On adopte une seule police de caractères par lettre et on peut adapter sa taille (ou corps) à la longueur du texte, soit entre 10 et 12 points. Pour la rédaction d’écrits professionnels courts, on choisira une police sans empattementsPetit trait, souvent horizontal, placé à l’extrémité supérieure ou inférieure d’une lettre., dont les contours simples et bien définis facilitent la lecture tant à l’écran que sur papier. Les polices Arial et Calibri sont souvent privilégiées.

Lorsque l’attention du lecteur ou de la lectrice doit être portée sur certains éléments importants (mot, groupe de mots, phrase), il convient d’utiliser le gras. Les autres types de mise en relief (soulignement, italique, couleur, retrait, majuscules, autre police de caractères, etc.) sont déconseillés.

De plus, pour qu’elle soit efficace, la mise en relief doit être employée avec parcimonie. On utilisera l’italique uniquement pour les usages qui lui sont habituellement réservés, par exemple pour le titre d’un formulaire ou d’un rapport.