Formules d’appel dans la lettre

L’appel s’inscrit à gauche, contre la marge, et est suivi d’une virgule. Comme on s’adresse directement à la personne, les titres de civilité (et parfois les titres de fonction) figurant dans l’appel prennent une majuscule et ne s’abrègent pas.

Dans la correspondance administrative, les formules d’appel les plus courantes sont Madame et Monsieur. Quand on s’adresse à une femme, on l’appelle Madame; en effet, Mademoiselle ne s’emploie que si l’on s’adresse à une toute jeune fille ou à une femme qui tient à se faire appeler ainsi. Par ailleurs, il n’est pas nécessaire d’utiliser des titres comme Sœur ou Sergente, par exemple : Madame convient à toutes les femmes, civiles ou militaires, laïques ou religieuses.

Quand on écrit à une organisation sans connaîtreSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : connaitre. la ou les personnes qui liront la lettre, on utilise la formule d’appel indifférenciée « Madame, Monsieur, » ou « Mesdames, Messieurs, », et non « À qui de droit ». Cette dernière formule ne devrait s’employer qu’à l’intérieur d’une phrase, comme dans « Je vous saurais gré de transmettre ma demande à qui de droit ».

Si l’on s’adresse à plus d’une personne, il existe différentes façons de faire. Pour une femme et un homme, l’appel est généralement « Madame, Monsieur, » ou encore « Monsieur, Madame, », sur une ou deux lignes et selon l’ordre de désignation des destinataires dans la vedette.

Dans le cas d’une lettre circulaire, qui s’adresse nécessairement à plusieurs personnes, on emploie « Mesdames, Messieurs, » si le texte s’adresse à un groupe, et « Madame, Monsieur, » si on ne veut s’adresser qu’à une personne à la fois, sur un ton plus personnel. Dans tous les cas, « Mesdames, Messieurs, » et « Madame, Monsieur, » sont disposés sur deux lignes.

On peut aussi, dans tous ces cas, employer simplement « Bonjour, ». Cette formule convient également si une personne ne souhaite pas être désignée au masculin ni au féminin, ou si l’on ignore son genre et que l’on ne veut pas en présumer. Dans ces derniers contextes, il est aussi possible d’utiliser comme appel le prénom et le nom de la personne. Tout comme « Bonjour, », cet emploi est considéré comme neutre.

L’ajout du nom de famille d’une personne à la suite de son titre est une pratique de plus en plus courante. L’usage de formules du genre « Madame Villeneuve, » ou « Docteur Nguyen, » contribue à personnaliser l’échange puisqu’on interpelle directement le ou la destinataire. Ces formules sont tout à fait convenables dans la correspondance administrative.

On peut employer l’adjectif cher ou chère dans une formule d’appel avec un ou une destinataire que l’on connaîtSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : connait. très bien.

Dans une circulaire commerciale, il est cependant admis d’employer les formules « Cher client, Chère cliente, », « Chères clientes et chers clients », ou encore « Chers clients et clientes, ». Dans ce dernier cas, on place le nom masculin (clients) le plus près possible de l’adjectif chers pour éviter la discordance de genre entre un nom féminin et un adjectif masculin contigus.

D’autres formules d’appel comportant l’adjectif cher ou chère sont également possibles, selon les contextes.

Dans les exemples qui précèdent, le nom utilisé pour désigner le ou la destinataire (client, collaboratrice, collègue, etc.) s’écrit avec une minuscule initiale.

Si le ou la destinataire a un titre ou exerce une fonction officielle (comme ministre, juge, présidente, vice-recteur, etc.), on l’indique dans l’appel, avec une majuscule. Lorsque cette personne porte plus d’un titre, comme ministre et député, ou encore directrice des communications et secrétaire générale, on choisit celui qui est le plus directement lié à l’objet de la lettre. (La remarque ne s’applique cependant pas à un titre composé correspondant à deux fonctions, tel que président-directeur général ou secrétaire-trésorière, que l’on doit écrire au long.)

Cela dit, dans le doute, les formules d’appel « Madame, » ou « Monsieur, » conviennent, quel que soit le titre de la personne. Notons que la mention par intérim et son abréviation p. i. n’ont pas leur place dans l’appel.

Les titres Docteur et Docteure peuvent être employés sans restriction pour les médecins, les dentistes et les médecins vétérinaires, considérés dans l’exercice de leur profession. Dans ce cas, l’appel peut être « Docteur, » ou « Docteure, », ou encore « Monsieur le Docteur, » ou « Madame la Docteure, ». Notons que d’autres professionnels et professionnelles de la santé peuvent utiliser ces titres; pour connaître les particularités liées à leur emploi, voir l’article Emploi des titres professionnels docteur et docteure.

Le titre MaîtreSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : maitre. est donné aux avocats, aux avocates et aux notaires dans l’exercice de leur profession. Dans ce cas, l’appel est « Maître, ».