Formules d’appel dans le courriel

La formule d’appel est généralement suivie d’une virgule. Le paragraphe qui suit commence toujours par une majuscule, peu importe la ponctuation utilisée dans l’appel.

La formule d’appel doit être adaptée au type de relation que l’on entretient avec la personne à qui l’on s’adresse. Les formules utilisées dans les appels de lettres conviennent aussi dans les courriels à caractère officiel : « Madame, », « Docteure, », « Monsieur le Directeur, », etc.

Les formules « Madame, » et « Monsieur, » sont courantes dans les échanges officiels. S’il y a lieu, on pourra y ajouter le titre de fonction du ou de la destinataire. Quand on écrit à une société ou à un organisme sans connaîtreSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : connaitre. le nom de la ou des personnes qui liront le message, on peut utiliser la formule d’appel indifférenciée « Madame, Monsieur, » ou « Mesdames, Messieurs, », les deux mots étant disposés l’un sous l’autre.

Un courriel peut également commencer par bonjour suivi d’un titre de civilité ou d’un prénom, ou encore d’une autre formule appropriée (pour s’adresser à un groupe, par exemple). L’usage du prénom est toutefois réservé aux échanges avec des personnes familières (comme des amis ou des collègues).

Le mot bonjour peut aussi être utilisé seul. Cet emploi, senti comme neutre, convient à diverses situations, par exemple lorsqu’on s’adresse à une personne qui ne souhaite pas être désignée au masculin ni au féminin. Il convient aussi d’y recourir avec des destinataires dont on ignore le genre.

L’usage des formules d’appel avec bonjour se terminant par une virgule est très répandu. C’est d’ailleurs ce que proposent la plupart des ouvrages portant sur la correspondance. Cette utilisation de la virgule est alors comparable à celle qui est faite dans les formules de salutation brèves.

Lorsqu’il accompagne un titre de civilité ou un prénom, bonjour peut aussi être immédiatement suivi d’une virgule. La formule se termine alors par un point, car elle est considérée comme une phrase averbale. Il est toutefois admis d’omettre cette virgule dans l’appel d’un courriel.

Par ailleurs, la formule d’appel avec bonjour seul peut elle aussi se terminer par un point, bien que cet emploi soit plus rare.

Notons qu’il est déconseillé, pour les formules d’appel avec bonjour, d’avoir recours au point d’exclamation. On l’utilisera uniquement pour des situations particulières, en contexte familier, par exemple. En effet, le point d’exclamation indique une expressivité qui n’est pas de mise dans une correspondance administrative.

On peut également recourir à un appel composé seulement du prénom et du nom du ou de la destinataire. Cette façon de faire est considérée comme neutre, comme l’emploi de bonjour. Elle peut convenir entre autres lorsque l’on s’adresse à une personne qui ne souhaite pas être désignée au masculin ni au féminin.

L’ajout du nom de famille du ou de la destinataire dans la formule d’appel est de plus en plus courant, surtout dans les courriels. L’emploi de formules du genre « MaîtreSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : Maitre. Dubois, » ou « Bonjour, Madame Volant. » contribue à personnaliser l’échange puisqu’on interpelle directement le ou la destinataire. Ces formules sont tout à fait convenables dans la correspondance administrative. On y écrira le titre de civilité au long, sans l’abréger.

On n’emploie l’adjectif cher ou chère dans une formule d’appel que si l’on connaîtSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : connait. très bien le ou la destinataire. Des formules avec cher ou chère peuvent également être appropriées dans une circulaire commerciale ou dans un courriel auquel on souhaite donner un ton plus chaleureux.

Voici un exemple de gradation des formules d’appel personnalisées, du caractère le plus officiel au plus familier.

Lorsqu’un échange par courriel se poursuit au cours d’une même journée et relativement à un même dossier, on peut omettre la formule d’appel, surtout si les délais de réponse sont courts. Un tel échange pourrait être comparé aux répliques d’une conversation à l’oral ou dans un logiciel de clavardage, où l’on ne répéteraitSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : répèterait. pas plusieurs fois « Bonjour ». Cependant, on pourra procéder ainsi uniquement avec des personnes que l’on connaît très bien ou avec lesquelles on travaille depuis longtemps.

Après un premier échange, le seul prénom de la personne ou un simple « Rebonjour » pourrait aussi être employé, et le courriel pourrait se terminer par une formule de courtoisie simple. 

Systématiser l’omission de la formule d’appel n’est par contre pas conseillé.