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Références dans la lettre administrative

Les articles de la Banque de dépannage linguistique (BDL) traitant de la lettre et du courriel ont été mis à jour en 2022. Certains proposent de nouvelles façons de faire, qui peuvent différer de ce qui est présenté dans la septième édition du Français au bureau. En cas de disparité entre les contenus, celui de la BDL prévaut.

Les références à un dossier ou à une facture, par exemple, facilitent le classement et la consultation du courrier. Elles ne sont toutefois pas essentielles pour toutes les lettres. Elles prennent généralement la forme d’un groupe de lettres et/ou de chiffres significatifs.

Emplacement et présentation des références

Les références s’écrivent contre la marge de gauche, un interligne sous la vedette. La mention Référence ou encore Numéro de dossier est suivie d’un deux-points et du numéro ou du code correspondant au dossier en question. Le code peut comprendre la date de la requête. On peut également employer des mentions comme Numéro de demande ou Numéro de facture pour plus de précision.

  • Référence : 96‑198A
  • Numéro de dossier : 548960
  • Numéro de facture : G‑20231105

Deux références au dossier

Dans certains cas, notamment lors d’échanges entre deux organisations, deux références au dossier sont nécessaires : un numéro ou un code utilisé par le ou la destinataire (Votre référence), et un autre utilisé à l’interne par l’expéditeur (Notre référence). Cette façon de procéder est acceptable, mais il est préférable de privilégier la présence d’une seule référence.

Ordre des numéros de référence

S’il est nécessaire de donner la référence du destinataire et celle de l’expéditeur, on écrit le numéro de référence du destinataire en premier, par courtoisie.

  • Votre référence : ABC‑123
    Notre référence : 96-102

Emploi des abréviations

Si l’on manque d’espace ou si ce type de mention est bien connu du ou de la destinataire, on peut abréger les mentions en V/Référence, V/Réf. ou V/R, et en N/Référence, N/Réf. ou N/R.

Dernière mise à jour : 2022

À lire aussi

  • Quels sont les éléments que devrait contenir une lettre?
  • Voyez un exemple de disposition de la lettre.
  • Voyez un exemple de référence dans le modèle de lettre Résiliation de contrat.

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