Références dans la lettre administrative

Les références s’écrivent contre la marge de gauche, un interligne sous la vedette. La mention Référence ou encore Numéro de dossier est suivie d’un deux-points et du numéro ou du code correspondant au dossier en question. Le code peut comprendre la date de la requête. On peut également employer des mentions comme Numéro de demande ou Numéro de facture pour plus de précision.

Dans certains cas, notamment lors d’échanges entre deux organisations, deux références au dossier sont nécessaires : un numéro ou un code utilisé par le ou la destinataire (Votre référence), et un autre utilisé à l’interne par l’expéditeur (Notre référence). Cette façon de procéder est acceptable, mais il est préférable de privilégier la présence d’une seule référence.

S’il est nécessaire de donner la référence du destinataire et celle de l’expéditeur, on écrit le numéro de référence du destinataire en premier, par courtoisie.

Si l’on manque d’espace ou si ce type de mention est bien connu du ou de la destinataire, on peut abréger les mentions en V/Référence, V/Réf. ou V/R, et en N/Référence, N/Réf. ou N/R.