Éléments de l’en-tête dans la lettre

L’en-tête comprend généralement un logo et divers renseignements utiles sur l’organisation, comme :

Ces renseignements peuvent aussi figurer dans le pied de page. Dans ce cas, l’en-tête contient souvent uniquement le logo de l’organisation.

Notons qu’il est possible d’indiquer plusieurs adresses, lorsque le même papier à lettres sert à plusieurs établissements d’une entreprise ou d’un organisme.

Pour indiquer une adresse de courrier électronique, on peut inscrire le mot courriel. Toutefois, une telle mention est souvent superflue étant donné qu’une adresse électronique est une suite de caractères nettement identifiable grâce à la présence du symbole @ (appelé a commercial, arobas ou arobase). Le même principe s’applique pour l’adresse d’un site Web.

On peut aussi faire précéder une adresse de courrier électronique d’un symbole clair, comme une enveloppe ou un a commercial.

Les renseignements inclus dans l’en-tête peuvent être disposés de différentes façons, notamment les uns sous les autres, comme dans une suscription ou une vedette, ou en continu.

Quand les renseignements sont disposés les uns sous les autres, on met deux espaces entre la province et le code postal. On écrit le nom de la province entre parenthèses. Chaque renseignement est présenté sur une ligne distincte et on ne met pas de point final. On n’abrège pas les éléments de l’adresse, sauf en cas de manque d’espace ou de contraintes informatiques.

Dans une adresse écrite en continu, on sépare les éléments par des virgules, et on laisse une seule espace entre la province (entre parenthèses) et le code postal. Ces deux derniers ne sont pas séparés par une virgule, puisque le code postal est considéré comme faisant partie de l’élément ville-province-code postal. Les numéros de téléphone et de télécopieur, l’adresse de courrier électronique et celle du site Web sont séparés par des points-virgules. On peut mettre un point final.

On ne coupe généralement pas les mots qui forment une appellation. Si cependant une appellation ne tient pas sur une seule ligne, il faut la scinder à un endroit stratégique, c’est-à-dire après un groupe de mots liés syntaxiquement. Par exemple, on ne renvoie pas à la ligne suivante après un déterminant.

Dans l’en-tête d’une lettre, ainsi que sur une carte professionnelle, on écrit de préférence en toutes lettres téléphone et télécopie, ou encore télécopieur, car les abréviations de ces mots (respectivement tél. et téléc.) se ressemblent et risquent de prêter à confusion dans un tel contexte. Pour une présentation uniforme, on écrit aussi courriel en toutes lettres.

Par ailleurs, il est déconseillé de recourir aux majuscules T et F pour abréger téléphone et fax (emprunt à l’anglais qui signifie « télécopieur » ou « télécopie »).