Désignation de destinataires multiples dans la correspondance
-
Cet article traite principalement de l’écriture de l’adresse. Son contenu est valable pour une enveloppe, mais aussi pour une adresse écrite dans un formulaire, une carte d’invitation, un curriculum vitæ, la vedette d’une lettre, etc. Les éléments de la vedette sont identiques à ceux d’une suscription, soit, justement, au nom et à l’adresse du ou de la destinataire sur une enveloppe.
Dans la très grande majorité des cas de correspondance administrative, on s’adresse directement à une seule personne. Dans la suscription (ou dans la vedette d’une lettre), on écrit donc un seul nom. Toutefois, dans quelques cas particuliers, un envoi peut être expédié à plus d’une personne. Il existe alors différentes façons de mentionner les noms des destinataires de cet envoi.
Correspondance adressée à un couple
Si l’on adresse un envoi à un couple, on n’écrit généralement pas de titre de fonction. Cela peut cependant se justifier à l’occasion – dans une invitation officielle, par exemple.
Formules présentant les prénom et nom des deux conjoints
- Madame Line Lafleur et Monsieur Sébastien Roy
- Monsieur Sébastien Roy et Madame Line Lafleur
Correspondance adressée à deux personnes
Quand un envoi est destiné à deux personnes au sein d’une même entreprise ou d’un même organisme, on écrit le nom des destinataires sur des lignes distinctes. Si c’est possible, on précise la fonction de chaque destinataire à côté de son nom, afin de limiter le nombre de lignes de la suscription (ou de la vedette).
On écrit d’abord le nom de la personne détenant le plus haut niveau d’autorité. Si les deux destinataires ont le même niveau d’autorité, on écrit leurs noms en ordre alphabétique de noms de famille.
- Madame Renée Giguère, directrice
Monsieur Bastien Mercier, conseiller en formation - Madame Ambrine Frigon, statisticienne
Monsieur George Prescott, démographe
Si, en raison d’un manque d’espace, il n’est pas possible de préciser la fonction de chaque destinataire à côté de son nom, on l’inscrit sur la ligne suivante, avec une majuscule de positionLettre majuscule exigée en raison de la place qu’occupe un mot (par exemple, en début d’une phrase)..
- Monsieur Marc Therrien
Directeur du développement commercial
Madame Marthe St-Hilaire
Agente de recherche et de planification
Correspondance adressée à un groupe
Dans le cas où un envoi s’adresse à un groupe, mais qu’on veut qu’une personne en soit plus précisément responsable, on indique généralement sur l’enveloppe le nom de cette personne. On peut aussi utiliser la mention À l’attention de, suivie du nom de la personne à qui l’on confie la responsabilité. Cet usage, établi du temps où tout le courrier d’une société ou d’une communauté était centralisé à un même point de réception, tombe en désuétude, mais n’est pas incorrect.
Emploi du nom d’une entité administrative
Dans le cas de l’envoi d’une lettre circulaire non personnalisée, ou lorsqu’on écrit à une entreprise ou à un organisme sans connaître le nom de l’interlocuteur, on écrira, selon le contexte, le nom d’une entité administrative comme Direction des communications, Direction des ressources humaines, Service des ventes ou encore À la direction.
- Direction des ressources financières
Entreprise ABC
et non
Madame,
Monsieur,
Entreprise ABC
Emploi du titre ou de la fonction
Il est également possible, lorsque l’on écrit à une entreprise ou à un organisme sans connaître le nom de l’interlocuteur, d’indiquer un titre ou une fonction.
- Madame la Présidente-Directrice générale
ou Monsieur le Président-Directeur général
Entreprise ABC - Madame la Directrice des communications
ou Monsieur le Directeur des communications
Entreprise ABC