Fichier joint au courriel

La présence d’un fichier joint est mentionnée dans le corps du message.

On doit nommer le fichier joint de façon simple, intelligible et précise afin que le ou la destinataire puisse le retrouver facilement dans ses dossiers. Le nom du fichier doit être évocateur, c’est-à-dire qu’il doit fournir des renseignements sur le type de document transmis ou sur son contenu.

Lorsque le texte du fichier à joindre est très court, il peut être préférable d’intégrer son contenu au texte du courriel. Cette pratique ne s’applique cependant pas s’il s’agit d’un document officiel ou encore d’une pièce jointe provenant de quelqu’un d’autre, par exemple.

On évitera d’envoyer des fichiers trop volumineux; on peut, le cas échéant, compresser leurs données, ce qui permettra de diminuer la durée de transmission du courriel. On peut aussi les téléverser dans un espace partagé dans Internet, comme une plateforme infonuagique, en indiquant le lien et la procédure pour y accéder.

Ajoutons que si l’ouverture du fichier nécessite un logiciel particulier, il faut en informer le ou la destinataire.

Dans un document joint comportant une section pour la signature, il peut être préférable de ne pas insérer de signature manuscrite numérisée si une version papier a déjà été signée. Dans ce cas, on peut ajouter une note dans l’espace réservé à la signature mentionnant que l’original a été signé.

Une signature électronique sécurisée peut être employée s’il n’existe pas d’original papier et que le document a une portée juridique.