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Fichier joint au courriel

Les articles de la Banque de dépannage linguistique (BDL) traitant de la lettre et du courriel ont été mis à jour en 2022. Certains proposent de nouvelles façons de faire, qui peuvent différer de ce qui est présenté dans la septième édition du Français au bureau. En cas de disparité entre les contenus, celui de la BDL prévaut.

Le fichier joint, aussi appelé pièce jointe, est un document annexé au courriel et qui peut être téléchargé par le ou la destinataire. Il convient d’observer certaines règles concernant le fichier joint, notamment en ce qui a trait au nom et à la taille du fichier.

Mention de la présence d’un fichier joint

La présence d’un fichier joint est mentionnée dans le corps du message.

  • Vous trouverez joint au présent courriel l’ordre du jour de la rencontre.
  • Je joins votre lettre révisée à ce courriel.
  • Dans le document ci-joint, vous trouverez toutes les informations nécessaires pour vous inscrire.

Nom du fichier joint

On doit nommer le fichier joint de façon simple, intelligible et précise afin que le ou la destinataire puisse le retrouver facilement dans ses dossiers. Le nom du fichier doit être évocateur, c’est-à-dire qu’il doit fournir des renseignements sur le type de document transmis ou sur son contenu.

  • Dépliant informatif demande de subvention.pdf (et non : DépSub_203‑481.pdf)

Taille du fichier joint

Lorsque le texte du fichier à joindre est très court, il peut être préférable d’intégrer son contenu au texte du courriel. Cette pratique ne s’applique cependant pas s’il s’agit d’un document officiel ou encore d’une pièce jointe provenant de quelqu’un d’autre, par exemple.

On évitera d’envoyer des fichiers trop volumineux; on peut, le cas échéant, compresser leurs données, ce qui permettra de diminuer la durée de transmission du courriel. On peut aussi les téléverser dans un espace partagé dans Internet, comme une plateforme infonuagique, en indiquant le lien et la procédure pour y accéder.

Ajoutons que si l’ouverture du fichier nécessite un logiciel particulier, il faut en informer le ou la destinataire.

Signature dans un fichier joint

Dans un document joint comportant une section Signature, il peut être préférable de ne pas insérer de signature manuscrite numérisée si une version papier a déjà été signée. Dans ce cas, on peut ajouter une note dans l’espace réservé à la signature mentionnant que l’original a été signé.

Une signature électronique sécurisée peut être employée s’il n’existe pas d’original papier et que le document a une portée juridique.

Dernière mise à jour : 2022

À lire aussi

  • Comment employer les locutions ci-joint, ci-inclus et ci-annexé?
  • Le terme fichier attaché est-il acceptable en français?
  • Quels autres termes peut-on employer pour fichier joint?
  • En quoi consiste une signature électronique?

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