Rédaction d’un ordre du jour

L’ordre du jour est un document qui énumère la liste des questions, points ou sujets qui seront abordés lors d’une réunion ou d’une assemblée, avec l’accord des participants et des participantes.

Envoi de l’ordre du jour

L’ordre du jour est habituellement annexé à l’avis de convocation ou, s’il est court, intégré dans le texte même de ce dernier. Dans les deux cas, il s’agit plus précisément d’un projet d’ordre du jour, puisque l’ordre du jour ne devient officiel qu’après son adoption en début de séance par les participants à la réunion ou à l’assemblée.

Il est courant et admis d’envoyer un projet d’ordre du jour ou un ordre du jour par courriel, dans un fichier joint au message (dans le but de respecter les normes de présentation).

On peut joindre à l’ordre du jour et à l’avis de convocation des textes, des documents ou des dossiers liés aux questions qui figurent à l’ordre du jour, et qui doivent être portés à l’attention des participants, de même que le compte rendu ou le procès-verbal de la dernière réunion.

L’ordre du jour, un document perfectible

En prenant connaissance à l’avance des points qui seront débattus, les participants ont le temps nécessaire pour se préparer à la discussion. Si la majorité des points à l’ordre du jour sont déjà déterminés, il est toujours possible, dans le cadre d’une réunion ordinaire, d’y ajouter des sujets au point Questions diverses.

Dans le cas d’une séance extraordinaire, l’ordre du jour ne peut être modifié et ne contient que des points qui ont trait à l’objet de la réunion. Il n’y a pas dans ce cas de projet d’ordre du jour, mais seulement un ordre du jour définitif.

Notons que le point Questions diverses peut aussi avoir pour appellation Divers ou encore Affaires diverses, Sujets divers, Autres sujets, Autres questions.

Éléments de l’ordre du jour

1. Ouverture de la séance;
2. Nomination d’un président ou d’une présidente de séance ainsi que d’un ou d’une secrétaire, s’ils ne sont pas déjà nommés;
3. Lecture et adoption de l’ordre du jour (On adopte – d’où adoption – un ordre du jour et on approuve – d’où approbation – un procès-verbal et un compte rendu.);
4. Lecture, s’il y a lieu, et approbation du procès-verbal de la dernière séance ou de la dernière réunion;
5. Le cas échéant, lecture de la correspondance et de certains documents ou rapports;
6. Énumération des sujets à traiter (mention des divers points qu’on numérote alors à la suite des points précédents);
7. Questions diverses ou Divers (sujets variés qui, au moment de la lecture et de l’adoption de l’ordre du jour, peuvent être ajoutés à ceux déjà inscrits);
8. Choix de la date, de l’heure et du lieu de la prochaine réunion, s’il y a lieu;
9. Clôture de la séance.

Rédaction des points de l’ordre du jour

Dans l’énumération des sujets à traiter, on veillera à ce que les divers points soient présentés de manière uniforme.

De plus, pour éviter la confusion et les digressions, le libellé doit être suffisamment explicite pour engager correctement le débat. Ainsi, un point qui se lirait Stationnement ne serait pas assez clair. S’agit-il de construire un parc de stationnement, de dénoncer les vols ou actes de vandalisme dans un parc de stationnement, d’interdire le stationnement en hiver? L’énoncé du sujet doit être plus précis. Ce pourrait être : Réservation des places de stationnement, Stationnement en hiver, Vandalisme dans le parc de stationnement, etc. Un ordre du jour détaillé facilitera la tâche de la personne qui aura à rédiger le compte rendu de la réunion.

Lors de réunions de service ou de réunions de travail moins officielles, on peut se contenter d’un ordre du jour plus succinct, qui ne fait état que des points précis à traiter.

Modèles d’ordre du jour

Conseil municipal de Sainte-Guylaine

Ordre du jour de la séance du 19 octobre 2022

1. Ouverture de la séance;

2. Lecture et adoption de l’ordre du jour;

3. Approbation du procès-verbal de la séance du 21 septembre 2022;

4. Rapport de la Commission de contrôle de la qualité de l’eau;

5. Lecture en vue de son adoption du règlement sur le stationnement en hiver;

6. Avis de motion : règlement régissant l’utilisation de l’eau;

7. Bilan de l’embauche d’étudiants à l’été 2022;

8. Période de questions;

9. Clôture de la séance.

Exemple ordre jour 1 (rtf, 49 Ko)
Association des gens d’affaires d’Albertville

Comité de concertation

Ordre du jour de la réunion du 15 septembre 2023

1. Ouverture de la réunion;

2. Nomination d’un secrétaire de séance;

3. Adoption de l’ordre du jour;

4. Lecture de la correspondance;

5. Bilan des rencontres avec les dirigeants municipaux et les dirigeantes municipales;

6. Questions diverses;

7. Date de la prochaine réunion;

8. Levée de la séance.

Exemple ordre jour 2 (rtf, 49 Ko)