Rédaction d’un avis de convocation

L’avis de convocation a pour but d’aviser des personnes, par écrit, de la tenue d’une réunion ou d’une assemblée à laquelle elles sont conviées.

De nombreuses situations demandent que l’on envoie un avis de convocation : un directeur ou une directrice peut convoquer le personnel; un secrétaire ou une secrétaire de comité peut convoquer les membres du comité; les citoyens et citoyennes peuvent être convoqués à une assemblée; les membres du conseil municipal peuvent être convoqués à une séance extraordinaire; les actionnaires d’une entreprise peuvent être convoqués à l’assemblée annuelle, etc. Peu importe le type de réunion, l’avis de convocation (ou simplement convocation, dans un contexte moins officiel) doit être bref et précis. Il peut se présenter sous la forme d’une lettre personnelle, d’une note ou d’un courriel.

Convoquer ou inviter?

Dans le texte de l’avis, de manière générale, le verbe convoquer s’emploie de supérieur ou supérieure à subordonné ou subordonnée; dans les autres cas, on préféreraSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : préfèrera. le verbe inviter.

Contenu de l’avis de convocation

On trouve dans un avis de convocation les renseignements suivants :

le nom de la personne qui convoque la réunion;
le type de réunion (réunion, assemblée annuelle, séance extraordinaire, etc.);
la date, le jour, l’heure et le lieu de la réunion;
l’objet de la réunion.

Inclure l’ordre du jour ou le joindre à l’avis de convocation?

Un projet d’ordre du jour ou une énumération des sujets dont on discutera lors de la réunion sont généralement inclus dans l’envoi de manière à faciliter la préparation des participants et participantes et le déroulement des discussions. On peut fournir ces renseignements dans le texte même de la convocation ou, lorsque l’ordre du jour est plus détaillé, joindre ce dernier, comme document distinct, à l’avis de convocation. L’ordre du jour ne devient officiel qu’après son adoption en début de séance par les participants et participantes à la réunion ou à l’assemblée. Notons que, dans le cas d’une réunion extraordinaire, il n’y a pas de projet d’ordre du jour, mais un ordre du jour définitif, puisque le contenu de celui-ci ne peut être modifié.

Conclusion de l’avis et formule de salutation

Il est bon de terminer le texte de la convocation en incitant la personne à assister à la réunion. Parfois, on peut inviter les participants et participantes à proposer des points à ajouter à l’ordre du jour ou à la liste des sujets énumérés.

Si l’avis de convocation est rédigé sous forme de lettre personnelle, on le termine par une formule de salutation complète; s’il s’agit d’une note, la formule de salutation est remplacée par une courte conclusion.

Signature et expédition

La convocation doit être signée par la personne qui organise la réunion ou par celle qui agit à titre de secrétaire. On l’expédie environ une semaine avant la tenue de la réunion, ce qui donne le temps aux participants et participantes de se préparer.

Documents joints

Outre l’ordre du jour qui peut être joint à l’avis de convocation, d’autres documents (états financiers, procès-verbal de la dernière réunion, etc.) devant être portés à la connaissance des participants et participantes pourront être envoyés en même temps que l’avis. On en précisera la nature sous la mention pièce(s) jointe(s) (ou p. j., ou encore PJ) au bas de la convocation.

Modèle d’avis de convocation 1

Saint-Jean, le 15 octobre 2022

Objet : Avis de convocation à la prochaine réunion mensuelle

Madame,

Monsieur,

Par la présente, vous êtes convoqué à la réunion mensuelle du conseil d’administration du Groupe ABC, qui se tiendra le mercredi 20 octobre prochain, à 19 h, dans les locaux de l’entreprise.

Vous trouverez ci-joint le projet d’ordre du jour ainsi que le procès-verbal de la dernière réunion.

Étant donné la portée des décisions qui seront prises lors de cette réunion, votre présence est vivement souhaitée.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Paul Brunet

Paul Brunet

Secrétaire

p. j. : Projet d’ordre du jour et procès-verbal

Avis convocation 1 (rtf, 45 Ko)

Modèle d’avis de convocation 2

Ordre du jour 2023-04-11.pdf

62 Ko

Chers membres,

Chères membres,

Je suis heureuse de vous convier à la première réunion du comité de refonte du site Web de l’entreprise.

La rencontre se tiendra le 11 avril 2023, à 13 h 30, à la salle 1. Vous trouverez l’ordre du jour placé en pièce jointe. N’hésitez pas, le cas échéant, à me faire part de tout autre point qui devrait être abordé.

Merci de bien vouloir répondre à ce courriel pour me confirmer votre présence.

Au plaisir de vous voir,

Hélène Carbonneau

Conseillère, stratégie numérique

Téléphone : 123 456-7890

Convocation réunion (rtf, 75 Ko)

Modèle d’avis de convocation 3

Sherbrooke, le 13 janvier 2023

Objet : Avis de convocation à la prochaine séance ordinaire

Madame,

Monsieur,

J’ai le plaisir de vous convoquer à la prochaine séance ordinaire du conseil d’administration de la Jeune Chambre de commerce de l’Estrie.

Cette séance aura lieu le vendredi 10 février 2023, à 19 h 30, à l’hôtel Royal, 575, rue Wellington, à Sherbrooke.

Je vous propose l’ordre du jour suivant et vous invite à le compléter si vous le jugez à propos :

1. Ouverture de la séance;

2. Adoption de l’ordre du jour;

3. Approbation du procès-verbal de la 14e séance;

4. Lecture de la correspondance;

5. Rapport des comités;

6. Projets à l’étude;

7. Questions diverses;

8. Date et lieu de la prochaine séance;

9. Clôture de la séance.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

Stéphanie Dallaire

Stéphanie Dallaire

Secrétaire

p. j. : Procès-verbal de la 14e séance

Avis convocation 3 (rtf, 49 Ko)