Bloc-signature dans le courriel
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Les articles de la Banque de dépannage linguistique (BDL) traitant de la lettre et du courriel ont été mis à jour en 2022. Certains proposent de nouvelles façons de faire, qui peuvent différer de ce qui est présenté dans la septième édition du Français au bureau. En cas de disparité entre les contenus, celui de la BDL prévaut.
Quand on rédige un courriel administratif, on inscrit son prénom et son nom, ainsi que ses coordonnées au besoin, à la fin du message; ces éléments font partie du bloc-signature. La présence d’un bloc-signature contribue à renforcer la crédibilité du message et la confiance du ou de la destinataire. De plus, le nom et les coordonnées permettent de personnaliser le message.
Version longue du bloc-signature
Dans la version longue d’un bloc-signature figurent le nom, la fonction et les coordonnées de la personne : nom de l’unité administrative; nom de l’organisation; adresse postale et numéro de téléphone (et de télécopieur si cela est pertinent). L’adresse du site Web de l’organisation peut aussi être incluse dans les coordonnées.
Même si l’adresse de courrier électronique du ou de la signataire se trouve parfois dans l’en-têteSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : entête., on peut l’inclure dans le bloc-signature. Un logo peut aussi y figurer.
- Marilou Bilodeau-Nadeau
Directrice générale
Communications XYZ
Complexe Desjardins, tour Est, bureau 400
150, rue Sainte-Catherine Ouest
Montréal (Québec) H2H 3S6
Tél. : 123 456‑7890
Sans frais : 1 800 456-7890
Téléc. : 987 654-3210 - Lynn Fraser
Graphiste
Direction des communications
Groupe Tadou
456, rue Arnaud, bureau 1.05
Tadoussac (Québec) G4R 3B1
123 456‑7890
Lynn.Fraser@groupetadou.ca
www.groupetadou.ca - Annie Bordeleau
Kinésiologue
Centre de réadaptation physique Bordeleau
2031, boulevard Talbot
Saguenay (Québec) G7H 4B0
Téléphone : 123 456‑7890
Téléphone cellulaire : 987 654-3210
Version courte du bloc-signature
On peut aussi terminer le courriel par un bloc-signature composé uniquement des éléments essentiels. Ce bloc court, d’une longueur de trois ou quatre lignes, est généralement composé du nom du ou de la signataire, de sa fonction et parfois du nom de son organisation ou de son unité administrative, sans autres coordonnées. On peut ajouter un autre élément pertinent, si nécessaire, comme une adresse courriel ou un hyperlien menant au site Web de l’organisation.
Ce type de bloc-signature est très courant et est efficace, car il se lit rapidement. Il peut notamment être utilisé pour les échanges au sein d’une même organisation, dans les réponses automatiques d’absence et lorsque plusieurs messages ont déjà été échangés entre des personnes.
- Yannick Brown
Arpenteur
Excavation JGR - Anne-Marie McCain
Conseillère linguistique
Service de la révision et de la traduction
Présentation du bloc-signature
Il est préférable que la présentation de la signature soit identique pour tout le personnel au sein d’une organisation. Par ailleurs, on n’y indique généralement pas ses grades ni ses diplômes universitaires.
Le bloc-signature correspond à la dernière impression laissée au ou à la destinataire. Il doit être présenté avec sobriété. On ne doit donc pas abuser de la couleur ni des polices fantaisistes. On se limitera par ailleurs à une seule police de caractères.
Mise en garde quant à la signature manuscrite numérisée
Une signature manuscrite numérisée peut être incluse dans un courriel. On doit cependant faire preuve de prudence, car tout courriel peut être lu par d’autres personnes que son ou sa destinataire, et la signature pourrait ainsi être falsifiée.