Éléments de l’en-tête dans le courriel

Le champ De contient le nom de l’expéditeur ou de l’expéditrice ou son adresse et, parfois, son titre ou le nom de l’organisation qu’il ou elle représente. Ces informations et l’objet sont habituellement les seuls éléments auxquels le ou la destinataire a accès avant d’ouvrir le message; il ou elle pourra les utiliser pour effectuer le tri de ses messages.

D’ailleurs, lors de la création d’un compte de messagerie, il vaut mieux opter pour une adresse sobre, concise et personnalisée, qui permettra d’identifier l’expéditeur ou l’expéditrice sans ambiguïtéSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : ambigüité.. L’usage d’un pseudonyme ou de termes trop généraux diminuera les probabilités que la personne à qui l’on s’adresse sache de qui provient le courriel. Elle risque ainsi de ne pas ouvrir le message lors du tri.

Les destinataires principaux sont les personnes de qui l’on s’attend à recevoir une réponse ou de qui l’on attend une action. Leur nom ou adresse figure dans le champ À.

Il est possible d’utiliser les fonctions Répondre pour réécrire au ou à la destinataire ou Répondre à tous si l’on veut réécrire à tous les destinataires inclus dans l’échange. Les lettres RE figurent alors devant l’objet du courriel de réponse.

On ajoute les destinataires que l’on désire simplement tenir informés du contenu du message dans le champ Copie conforme (s’abrège en c. c. ou en CC). Avant d’inclure des personnes dans le champ Copie conforme, il faut s’assurer qu’elles sont bien concernées par le courriel.

Les personnes inscrites dans ce champ ne sont pas tenues de répondre au courriel et n’ont pas d’action à poser relativement à la réception du message. Par exemple, si l’on sollicite la collaboration d’un ou d’une collègue pour un dossier, on pourra inscrire en copie conforme le nom de son supérieur immédiat ou de sa supérieure immédiate pour l’aviser de la situation.

Le champ Copie conforme invisible (s’abrège en c. c. i. ou en CCI) permet de transmettre un message à une ou à plusieurs personnes, à l’insu des autres destinataires. Les noms dans ce champ ne figurent pas dans les en-têtes de courriel des destinataires et ne sont donc pas visibles.

Cette possibilité technique, qui est l’équivalent de la transmission confidentielle en correspondance traditionnelle, est utile non seulement pour associer confidentiellement une ou plusieurs personnes à un échange électronique, mais aussi pour éviter de transmettre l’adresse de courrier électronique d’une personne à l’ensemble des autres destinataires.

Bref et concis, l’objet d’un courriel renseigne le ou la destinataire sur le contenu du message.

Il est préférable de se limiter à un sujet par courriel. Si l’on veut traiter plusieurs sujets, on transmettra autant de courriels qu’il y a de sujets et on rédigera un objet approprié pour chacun d’eux.

Si l’on veut attirer l’attention du ou de la destinataire sur l’importance du courriel envoyé, il est possible d’attribuer à ce dernier un niveau de priorité élevé. Le message se distinguera des autres par une couleur différente ou par la présence d’un symbole (point d’exclamation ou drapeau, par exemple).