Corps du message dans le courriel

Le courriel doit être concis, clair et courtois. On doit sélectionner et organiser l’information de manière à adapter le contenu du message à la situation particulière du ou de la destinataire. Un courriel destiné à un nouveau client ne sera pas rédigé de la même façon qu’un courriel destiné à un collègue avec qui l’on entretient des contacts fréquents.

Le courriel est structuré comme une lettre. Il commence par une formule d’appel personnalisée et une brève mise en contexte, dans laquelle on rappelle les circonstances de l’échange, s’il y a lieu, par exemple la date du dernier envoi. L’action attendue de la part du ou de la destinataire est présentée clairement dès le premier paragraphe. On termine le courriel par une formule de salutation, suivie du nom et des coordonnées du ou de la signataire.

Le découpage en paragraphes facilite la lecture et contribue à la bonne compréhension du message. On sépare les paragraphes par un interligne pour aérer le texte. On aborde une seule idée principale par paragraphe, comme dans tous les types de textes. Les phrases sont préférablement courtes. Le message devrait traiter d’un seul sujet, ce qui facilite le classement des courriels.

Dans les échanges par courriels, on doit veiller à la qualité de la langue utilisée. Les fautes de frappe, d’orthographe, de grammaire et de syntaxe peuvent facilement être repérées grâce à un logiciel de correction de textes. De plus, afin de ne pas nuire à la clarté du message, il vaut mieux limiter les abréviations.

Pour fournir des explications complètes, pour répondre à une question, par exemple, on peut utiliser un hyperlien qui mènera vers une source d’information supplémentaire. Il est toutefois essentiel d’accompagner les hyperliens d’un court texte comportant la réponse attendue plutôt que de diriger la personne vers une page Web pour qu’elle trouve la réponse elle-même.

Les mots formant l’hyperlien doivent refléter le plus possible le contenu vers lequel cet hyperlien mène. Les formules employant le mot ici (par exemple, cliquez ici) sont déconseillées, car elles ne sont pas assez précises. De plus, il peut être difficile pour certaines personnes de cliquer sur un court hyperlien de trois lettres.

On devrait privilégier les listes à puces pour les énumérations (idéalement d’un maximum de cinq éléments, à moins que ceux-ci soient courts). En effet, ce procédé permet au lecteur ou à la lectrice de repérer facilement les informations susceptibles de l’intéresser. Si cela est pertinent, on place les éléments de l’énumération en ordre d’importance.

Les binettes sont de petits dessins suggérant la forme d’un visage dont l’expression traduit l’état d’esprit de l’expéditeur ou de l’expéditrice.

L’emploi des binettes convient davantage aux courriels à caractère personnel ou familier. Malgré leur utilité pour nuancer des propos, communiquer le ton d’un message ou préciser une intention, on évitera d’en faire un usage abusif, qui pourrait distraire le ou la destinataire et nuire à sa compréhension du message.

Si l’on s’adresse à une personne qui ne souhaite pas être désignée au masculin ni au féminin ou dont on ne connaîtSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : connait. pas le genre, on peut recourir à divers procédés d’écriture comme la formulation neutre (emploi de désignations neutres ou de phrases inclusives).