Document de référence accompagnant un diaporama
Lors d’une présentation avec diaporama électronique, remettre un imprimé à l’auditoire permet à celui-ci de garder une trace de l’exposé. En outre, cela contribue bien souvent à l’allègement du diaporama.
Il est préférable de préparer un document de référence indépendant plutôt que de compter sur la copie papier du diaporama avec commentaires. Un document de référence bien rédigé est toujours plus facile à consulter après coup.
Préparation du document
Un document de référence bien conçu n’est pas nécessairement long. C’est un document structuré, dans lequel on inclut tous les détails qu’on juge nécessaire de porter à l’attention de l’auditoire : plan de l’exposé, explications, graphiques, bibliographie, etc.
Du reste, pour qu’il soit vraiment facile de se reporter à ce document, il est préférable d’y laisser suffisamment d’espace pour y intégrer des annotations, d’y ajouter une page de titre indiquant le thème et la date de l’exposé ainsi que le nom du présentateur ou de la présentatrice et d’en assembler les pages.
Remise du document
On peut hésiter entre remettre le document de référence au début de la présentation ou à la fin de celle-ci. Si l’auditoire n’a pas vraiment besoin d’examiner le document pendant l’exposé, il vaut mieux le lui remettre à la fin, pour ne pas que l’imprimé devienne une source de distraction. Mais s’il est prévisible qu’au moment même de l’exposé, l’auditoire ait besoin de prendre des notes, d’examiner un tableau trop complexe pour être placé dans une diapositive, de comparer des graphiques, etc., il est préférable que le document soit distribué avant la présentation. Dans un tel cas, cependant, il est recommandé de mettre en évidence les informations les plus importantes au début du document. Ainsi, les gens n’auront pas besoin de le feuilleter pour trouver l’information qu’ils cherchent.