Envoi d’une invitation
On peut envoyer une invitation par la poste ou par courriel. Dans le premier cas, les enveloppes doivent idéalement être adressées à la main. Pour les invitations par courriel, il faut s’assurer de conserver la confidentialité des personnes invitées, si l’envoi est destiné à plusieurs destinataires.
Envoi par la poste
L’envoi d’une invitation par la poste nécessite l’utilisation d’une enveloppe d’un papier assorti à la carte.
Dans la mesure du possible, les enveloppes sont adressées à la main, surtout s’il s’agit d’une invitation nominale.
L’adressage par traitement de texte, sur étiquette ou directement sur l’enveloppe est admis; il est alors préférable d’utiliser le même caractère que celui de l’invitation.
Envoi par courriel
L’envoi d’une invitation par courriel implique de la faire parvenir sous forme de fichier joint PDF ou, au moins, dans un format compatible avec les traitements de texte courants (en raison des différences de configuration des logiciels).
Il importe de s’assurer, en indiquant les adresses de tous les destinataires en copie conforme invisible (CCI), qu’aucun ne pourra voir les adresses des autres.
Enfin, en début de courriel envoyé à une seule adresse à la fois (sans CCI), il peut être bon d’indiquer à qui est destinée l’invitation (ex. : Invitation destinée à Madame Lise Lajoie), car la personne qui lira le message n’est pas nécessairement la personne invitée; il peut s’agir d’un collaborateur ou d’une collaboratrice.