Réponse automatique d’absence du bureau
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Les articles de la Banque de dépannage linguistique (BDL) traitant de la lettre et du courriel ont été mis à jour en 2022. Certains proposent de nouvelles façons de faire, qui peuvent différer de ce qui est présenté dans la septième édition du Français au bureau. En cas de disparité entre les contenus, celui de la BDL prévaut.
La fonction de réponse automatique d’absence du bureau permet de faire parvenir un message électronique à toute personne qui envoie un courriel à un ou une destinataire indisponible. L’objectif est d’aviser la personne de la date de retour au bureau du ou de la destinataire. On y mentionne aussi, idéalement, les coordonnées d’une personne-ressource en cas de besoin.
Une réponse automatique d’absence du bureau doit être concise et soignée. Elle commence généralement par une formule d’appel, qu’il est toutefois possible d’omettre. On annonce d’entrée de jeu la durée de l’absence ou la date du retour. S’il s’agit d’une absence d’une durée indéterminée, on le mentionne.
Si l’on s’absente plus d’une journée, il est préférable de fournir une adresse de courrier électronique ou un numéro de téléphone général que l’expéditeur ou l’expéditrice pourra utiliser pour communiquer avec une personne-ressource. Si un ou une collègue s’occupe temporairement de certains dossiers au cours de cette période, on donne son nom et son adresse électronique. On peut aussi ajouter son numéro de téléphone, si cela convient.
En cas de départ définitif, il est tout à fait pertinent de rédiger un message automatique pour en aviser les personnes qui n’en auraient pas été informées.
On terminera le message par une brève salutation, suivie du bloc-signature.
- Bonjour,
Je suis présentement absente du bureau. Je serai de retour le 5 avril. Pour toute question relative à mes dossiers, vous pouvez communiquer avec le secrétariat, au 123 456‑7890.
Je vous souhaite une excellente journée.
Justine Hébert
Technicienne de laboratoire
Laboratoire Technor
1200, rue Dessaulles
Saint-Hyacinthe (Québec) J2S 2T2
Téléphone : 123 456-7890 - Je vous remercie pour votre message. Veuillez noter que je serai absent jusqu’au 18 septembre. Je répondrai à mes courriels d’ici le 20 septembre. Pour toute question, je vous invite à communiquer avec le Service à la clientèle, à l’adresse suivante : info@mnc.ca.
Salutations,
Kane Nakamura
Chargé de projet
MNC - Bonjour,
Veuillez noter que je serai absente du bureau le mercredi 12 novembre en après-midi. Je lirai votre message à mon retour, le jeudi 13 novembre.
Meilleures salutations,
Delphine Bergeron
Réviseuse
Groupe Marly
224, rue du Parc
Québec (Québec) G1X 4A5
Téléphone : 123 456‑7890
Courriel : Delphine.Bergeron@groupemarly.com - Bonjour,
Je serai absente du bureau du 30 juillet au 2 septembre inclusivement. Je n’aurai pas accès à mes courriels durant cette période. Je vous répondrai dans les 48 heures suivant mon retour. Pour toute question relative à mes dossiers et nécessitant une réponse rapide, je vous invite à communiquer avec Mme Thérèse Lemieux à l’adresse suivante : tlemieux@ttr.com.
Meilleures salutations,
Francine Leroux
Technicienne en architecture
TTR - Je suis actuellement en congé pour une durée indéterminée. Veuillez communiquer avec mon coordonnateur, monsieur Léo Savoie, à Leo.Savoie@retro.ca, pour toute question relative à mes dossiers.
Merci de votre collaboration,
Julien Perez
Centre Rétro - Bonjour,
Veuillez noter que je serai absent du bureau du 11 au 29 juillet. Pour toute question pressante, vous pouvez vous adresser à mon collègue, M. Jean Gagnon : Jean.Gagnon@entreprise.com.
Merci et à bientôt,
Pierre Armstrong
Service des achats
Entreprise ABC
Complexe des affaires, bur. 82
424, rue Racine
Saguenay (Québec) G7H 5B8
Téléphone : 123 456‑7890
Courriel : Pierre.Armstrong@entreprise.com - Bonjour,
Veuillez noter que j’ai quitté mes fonctions au sein d’Entreprise ABC le 26 juillet 2021. Pour toute question, prière de contacter ma successeure, madame Florence Bourgeois, à l’adresse f.bourgeois@entrepriseabc.com ou au 123 456‑7890.
Sincères salutations,
Damien Fontaine