Message téléphonique d’absence du bureau
Lorsqu’on s’absente de son bureau pour quelque temps, que ce soit pour une réunion d’une demi-journée, pour un colloque de quelques jours, pour des vacances bien méritées ou pour une durée indéterminée, des personnes peuvent essayer de nous joindre. Pour qu’elles sachent à quoi s’en tenir, c’est une bonne idée de modifier le message d’accueil de notre répondeur ou de notre boîte vocale.
On enregistrera le message d’absence dans un endroit silencieux, comme on doit le faire pour tout message d’accueil. On utilisera un ton professionnel, chaleureux et accueillant. On veillera à ce que le message soit concis, mais complet.
Contenu du message
Un message d’absence du bureau efficace confirme d’abord à l’appelant qu’il est au bon endroit. Pour ce faire, on peut utiliser l’adverbe ici suivi de notre nom (par exemple, Ici Joël Lemay.) ou une formule plus complète (par exemple, Vous avez bien joint la boîte vocale de Joël Lemay.).
Durée de l’absence
On doit ensuite informer l’appelant de la durée de notre absence. On peut spécifier uniquement l’heure ou la date de notre retour, ou préciser le moment du départ et le moment du retour. On évitera de ne donner que la durée de notre absence (par exemple, deux semaines); la personne qui nous appelle ne pourrait alors savoir quand nous serons de retour, puisqu’elle ignorera quand nous sommes partis. Si notre absence est longue et d’une durée indéterminée, on le spécifiera. L’important, c’est que la personne qui nous appelle sache bien à quoi s’attendre.
Solution de rechange
On doit également prévoir une solution de rechange au cas où une situation ne pourrait attendre notre retour. Pour ce faire, on proposera à l’appelant de joindre la réception ou on donnera le nom et le numéro de téléphone, y compris le numéro de poste, d’une personne qui s’occupe de nos dossiers pendant notre absence.
On évitera d’utiliser la formulation assistance immédiate, puisqu’il ne s’agit pas vraiment d’assistance. On peut parler d’urgence ou utiliser une formulation plus générale.
Enfin, on invitera la personne qui nous appelle à nous laisser un message et on terminera en disant merci, à bientôt ou au revoir.
Message général d’absence
- Ici Dominique Bélanger. Il m’est impossible de répondre à votre appel pour le moment, mais laissez-moi un message après le bip, et je vous rappellerai dès que possible. Merci et bonne journée.
- Ici Marie Blanchard. Si vous entendez ce message, c’est que je suis soit déjà au téléphone, soit absente de mon bureau. Laissez-moi votre nom et votre numéro de téléphone, et je vous rappellerai sans faute. Pour joindre le secrétariat ou en cas d’urgence, faites le 0. Merci.
Absence de courte durée
- Ici Patricia Saint-Germain. Aujourd’hui, le mardi 17 mai, je serai en réunion tout l’avant-midi et à mon bureau le reste de la journée. Laissez-moi votre nom, votre numéro de téléphone ainsi qu’un message, et je vous rappellerai sans faute. Pour joindre le secrétariat ou en cas d’urgence, faites le 0. Merci.
- Vous avez bien joint la boîte vocale de Gilles Charland. Je suis actuellement en réunion. Vous pourrez toutefois me joindre entre 13 h 30 et 15 h. Vous pouvez aussi me laisser un message après le signal sonore. Je vous rappellerai sans faute. À bientôt.
- Bonjour, ici Mélodie Villeneuve. Je vous prie de noter que je serai absente le vendredi 11 mai. Si vous me laissez un message, je le prendrai à mon retour, le lundi 14 mai, et j’y donnerai suite au besoin. Si vous souhaitez joindre le secrétariat, faites le 0. Merci.
Absence prolongée
- Ici Jean-Claude Paradis. Je serai absent jusqu’au lundi 25 avril inclusivement. Je vous invite à me laisser un message, car je prends mes messages à distance. Vous pouvez aussi vous adresser au secrétariat, au 123 456‑7890. Merci.
- Ici Claire Carrier. Je suis en vacances du 11 au 29 juillet. Pendant mon absence, pour toute question relative à mes dossiers, vous pouvez communiquer avec Mme Jeanne Soulard, au 123 456‑7890. Vous pouvez également me laisser un message, et je vous rappellerai à mon retour. Si vous désirez joindre le secrétariat, faites le 0. Merci.
- Vous avez joint la boîte vocale de Sandra Fortin. Je serai de retour le 3 juin prochain. Laissez-moi un message après le bip. S’il s’agit d’une urgence, vous pouvez joindre ma collègue Lysanne Racine au 123 456‑7890, poste 122. À bientôt.
- Bonjour, ici Christian Émond. Je suis en vacances du 9 au 25 juillet. Pendant mon absence, pour toute question relative à mes dossiers, je vous invite à communiquer avec M. Robert Desbiens, au 123 456‑7890, poste 443. Vous pouvez aussi me laisser un message, et je vous rappellerai à mon retour, le 25 juillet. Merci.
- Bonjour. Vous avez bien joint la boîte vocale d’Aurélie Lapalme. Je suis actuellement en congé de maternité. Pour toute question relative à mes dossiers, je vous invite à joindre le secrétariat en faisant le 0. Au revoir.