Rédaction d’un compte rendu

Comme tout écrit administratif, il doit être rédigé avec exactitude, clarté, objectivité et concision. Il est conseillé d’utiliser le temps présent. On peut le rédiger en employant des phrases complètes – tout en évitant les phrases trop longues –, mais aussi, lorsque le contenu s’y prête, le formuler dans un style télégraphique.

Compte rendu s’abrège en c. r. dans la langue courante et fait, au pluriel, des comptes rendus. Certains ouvrages attestent la graphie avec trait d’union.

Lorsqu’il porte sur le déroulement d’une réunion, le compte rendu se présente, de manière générale, comme le procès-verbal. On y rappelle d’abord le lieu et la date de la réunion ainsi que le nom des personnes participantes. Puis, on annonce le contenu de l’ordre du jour. Suit l’essentiel des discussions, présentées chronologiquement ou par thème suivant un ordre logique. S’il n’y a pas d’ordre du jour, on énuméreraSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : énumèrera. les thèmes abordés avant de les reprendre un à un pour en faire la synthèse. Le compte rendu n’exige pas de coller aussi étroitement aux échanges que le procès-verbal. Il s’agit de résumer les discussions et les décisions qui ont été prises pour chaque sujet. Chacun de ceux-ci fait l’objet d’un paragraphe. Enfin, on termine le compte rendu par la mention de l’heure à laquelle a pris fin la réunion. Le nom de la personne qui a rédigé le document figure au bas.

Ce type d’écrit est souvent utilisé pour rendre compte de réunions de travail sans caractère officiel organisées librement. Il n’a pas à être soumis pour approbation lors d’une prochaine réunion. Il s’agit plutôt d’un aide-mémoire à usage interne. Ainsi, en consignant dans un compte rendu l’essentiel d’une réunion, on facilite la poursuite de la réflexion ou le passage à l’action à partir d’un texte qui fait consensus.

On peut aussi avoir à rédiger un compte rendu à la suite d’une activité, d’un entretien, d’une mission, pour faire état d’un problème, de l’avancement d’une recherche, pour relater une conférence, etc. Dans ces cas, la forme du compte rendu est un peu différente; on indique l’objet du compte rendu, que l’on fait suivre soit d’un texte suivi, soit d’une énumération de points, sous lesquels un résumé des faits est donné. Il importe de se rappeler que ce type d’écrit doit toujours être succinct, précis et adapté aux besoins de ses destinataires. L’auteur ou l’autrice du compte rendu doit éviter de faire état de ses opinions; il ou elle doit s’en tenir aux faits.

Que ce soit en vue d’un compte rendu ou d’un procès-verbal, la prise de notes peut sembler un exercice difficile. Certains ont recours à des procédés qui leur facilitent la tâche. Ainsi, on peut constituer son propre code d’abréviations et de signes, se garder des marges et des interlignes pour les ajouts, ou n’utiliser que le recto des feuilles. On peut également se servir de formulaires que l’on aura conçus au préalable, selon ses besoins, et qui comporteront des titres et des espaces (souvent sous forme de colonnes) dans lesquels on inscrira les éléments de la discussion.

Notons que l’emprunt à l’anglais minutes, parfois utilisé au Québec pour désigner le compte rendu, est déconseillé.