Rédaction d’un procès-verbal
Le procès-verbal est un acte écrit, malgré son nom, qui relate officiellement ce dont on a discuté et ce qui a été décidé au cours d’une séance, d’une assemblée, d’une réunion. Son objectif est, en quelque sorte, d’être un « témoin » et de servir de référence dans l’avenir. Un procès-verbal se distingue du compte rendu surtout par son caractère officiel.
Abréviation et pluriel de procès-verbal
Procès-verbal s’abrège en P.-V. (ou en PV) dans la langue courante et fait, au pluriel, des procès-verbaux.
Contenu du procès-verbal
La rédaction d’un procès-verbal est souvent une obligation officielle ou réglementaireSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : règlementaire., soumise à une présentation formelle particulière.
En général, un procès-verbal de réunion ou d’assemblée contient les éléments suivants :
- nom du comité, du conseil, etc.;
- titre de la réunion;
- date, heure et lieu de la réunion;
- liste des personnes présentes, absentes et invitées en ordre alphabétique (le ou la secrétaire peut faire circuler une liste sur laquelle les participants et les participantes inscrivent leur nom pour éviter les erreurs);
- vérification du quorum (lorsque cette condition est requise);
- nom de la personne qui assume la présidence et celui du ou de la secrétaire (ouverture de la séance);
- lecture et adoption de l’ordre du jour (on adopte un ordre du jour et on approuve un procès-verbal ou un compte rendu);
- lecture (s’il y a lieu) et approbation du procès-verbal de la dernière réunion;
- points à l’ordre du jour (le cas échéant, on y fait état de l’essentiel des discussions et des décisions, ainsi que des nominations, instructions, résolutions et engagements adoptés par les personnes participantes);
- questions diverses (et non varia);
- date, heure et lieu de la prochaine réunion;
- heure de la clôture de la séance.
Rédaction, approbation et signature du procès-verbal
Le procès-verbal est rédigé par le ou la secrétaire de l’assemblée, qui doit observer l’ordre chronologique du déroulement de la réunion et respecter fidèlement ce qui s’y est dit. Il doit être approuvé par les participants et participantes ou les membres de l’assemblée, généralement lors de la prochaine réunion, après que ceux-ci en ont pris connaissance, et signé par le président ou la présidente et le ou la secrétaire, ou seulement par le ou la secrétaire. Dans le cas où les deux signatures sont apposées, la signature de gauche est celle du président ou de la présidente de l’assemblée (personne occupant habituellement un poste plus élevé), alors que le ou la secrétaire de l’assemblée (personne occupant habituellement un poste moins élevé) signe à droite.
La prise de notes
Le procès-verbal se fait en deux étapes : une étape préparatoire, qui consiste à prendre des notes, et une étape de rédaction, qui consiste à mettre en forme les notes prises pendant la réunion.
La prise de notes peut sembler un exercice difficile, surtout lorsque les décisions qui ne font pas l’unanimité sont à l’origine de discussions houleuses. Avec le temps, cependant, on apprend à ne retenir que l’essentiel. On peut recourir à un certain nombre de procédés destinés à faciliter la prise de notes, par exemple :
- constituer son propre code d’abréviations et de signes;
- se garder des marges et des interlignes pour les ajouts;
- n’utiliser que le recto des feuilles;
- noter, sur un formulaire conçu à cet effet, les éléments d’une proposition, d’une décision, d’un vote.
Le style du procès-verbal
Le style du procès-verbal doit être précis, et le contenu, objectif. Il est rédigé au temps présent et à la forme impersonnelle, l’emploi du je ou du nous ne pouvant être admis que lorsque des interventions (mises entre guillemets) sont rapportées. Les échanges de registre familier doivent être rapportés dans un style plus neutre, sans trahir l’esprit de la discussion. La rédaction d’un procès-verbal exige que l’on soit capable de saisir l’essentiel d’une intervention et de le transmettre en peu de mots. Pour les discussions, on peut choisir de s’en tenir au strict minimum; en revanche, on note intégralement le contenu des propositions et des décisions.
La présentation du procès-verbal
L’uniformité est de mise dans la présentation d’un procès-verbal pour en faciliter la lecture. Les titres des points à l’ordre du jour sont repris. La mise en évidence des textes des propositions et des décisions est recommandée pour en indiquer l’importance et attirer le regard du lecteur; pour ce faire, on peut utiliser des encadrés, des caractères gras ou des mises en retrait.
Lorsque les propositions contiennent des prémisses telles que attendu que ou considérant (que), et que les recommandations qui en découlent commencent par il est proposé que ou il est décidé que, ces formules conventionnelles s’écrivent souvent en majuscules. Les juristes, du moins, ont l’habitude de les écrire ainsi. Cette manière de faire est un héritage britannique. On peut toutefois également écrire ces locutions en minuscules.
Les éléments relatifs aux votes
Les votes doivent également être rapportés fidèlement en donnant le nombre de personnes qui ont voté pour ou contre une proposition, ou en précisant si la proposition a été adoptée à l’unanimité, à la majorité ou si elle a été rejetée; on doit également mentionner les personnes qui ont proposé et appuyé la proposition.
Le vocabulaire à employer
Le terme procès-verbal est utilisé le plus fréquemment avec les verbes et les noms suivants : inscrire, consigner, annexer quelque chose au procès-verbal; approuver, rédiger un procès-verbal; la rédaction, la lecture, l’approbation d’un procès-verbal. L’expression dresser un procès-verbal est employée lorsqu’il s’agit d’un acte rédigé par une autorité pour constater une infraction, par exemple. Dans le cas d’une réunion, on rédige un procès-verbal.
Un autre sens de procès-verbal
Un procès-verbal est aussi un acte rédigé par un agent de l’autorité, dans lequel il consigne ce qu’il a fait, vu ou entendu dans l’exercice de ses fonctions. Ainsi en est-il des procès-verbaux de contravention, d’interrogatoire ou d’enquête. Ils se présentent souvent sous la forme d’un formulaire précis.
L’emprunt à l’anglais minutes
Notons que l’emprunt à l’anglais minutes, parfois utilisé au Québec pour désigner le procès-verbal, est déconseillé.
