Généralités sur la rédaction du courriel

Bien que le courriel soit souvent présenté de façon plus simple que la lettre, il comporte tout de même plusieurs éléments similaires à celle-ci.

L’objet est souvent assez court et doit être le plus représentatif possible du contenu. Un objet significatif incitera le ou la destinataire à lire le message et pourra faciliter, ultérieurement, la recherche d’un courriel.

L’appel correspond souvent à une formule de civilité similaire à celles utilisées dans la lettre, comme « Madame, », « Monsieur, », ou à un titre de fonction. Le courriel peut aussi commencer par « Bonjour, ».

Le message est structuré comme dans une lettre (introduction, développement et conclusion). On doit d’ailleurs accorder autant d’importance à la préparation d’un message électronique qu’à celle d’une lettre traditionnelle.

On doit sélectionner et organiser l’information de manière à adapter le contenu du message à la situation particulière du ou de la destinataire.

Une attention particulière doit être portée à la qualité de la langue : on devrait relire attentivement le message avant de l’envoyer pour éviter les coquilles et les erreurs de français. Celles-ci peuvent facilement être repérées grâce à un logiciel de correction de textes.

Pour conclure le message, on peut fournir une source d’information complémentaire, comme un lien vers une page Web. On termine le courriel avec une formule de politesse pour saluer le ou la destinataire. Cette formule est souvent plus courte et plus simple que celle que l’on trouve dans la lettre.

Le bloc-signature d’un courriel comprend le prénom et le nom du ou de la signataire et son titre ou sa profession, qui peuvent être suivis de certaines de ses coordonnées (nom de l’organisation, adresse postale, numéro de téléphone, adresse de courrier électronique) et de l’adresse d’un site Web, le cas échéant.

S’il n’est pas possible de donner suite rapidement à un message reçu, il vaut mieux envoyer un accusé de réception mentionnant que l’on va le traiter un peu plus tard. En cas d’absence ou d’indisponibilité, on peut employer la fonction de réponse automatique.

Lorsqu’on transfère un courriel, il est recommandé d’ajouter une note explicative avant le message pour indiquer l’utilité de celui-ci pour le ou la destinataire.

On peut envoyer un message à plusieurs personnes en même temps, ce qui permet d’avoir des échanges auxquels tout le monde peut contribuer. Il est par ailleurs préférable d’aviser les destinataires lorsqu’on ajoute une personne en cours d’échange.

La fonction Copie conforme (CC) permet d’informer plusieurs personnes de qui on n’attend pas de réponse.

La fonction Copie conforme invisible (CCI) est utile si l’on veut envoyer un message à plusieurs personnes sans que leurs adresses soient vues par tous les destinataires. On doit utiliser cette fonction avec précaution en raison des enjeux liés à la confidentialité et à l’éthique.

On choisit une police de caractères facile à lire à l’écran comme Arial ou Calibri. Certaines couleurs peuvent parfois être difficiles à percevoir; on privilégie donc un texte noir sur fond blanc. On évite les éléments graphiques décoratifs, comme les images d’arrière-plan, car ces ajouts nuisent à la lisibilité et alourdissent inutilement le courriel.

Si l’on veut mettre une information importante en relief, on emploie le caractère gras, avec parcimonie (plutôt que les majuscules ou le soulignement, ce dernier étant réservé aux hyperliens).

Le courriel permet d’inclure des fichiers joints. Lorsqu’on envoie un fichier en pièce jointe, on s’assure de lui donner un nom clair et intelligible, évocateur du contenu.

On mentionne la présence d’un fichier joint dans le corps du message, pour s’assurer que le ou la destinataire le remarque.

Il est préférable de compresser les données des fichiers volumineux, afin d’en limiter le temps de téléchargement. On peut également téléverser les fichiers dans un espace partagé dans Internet, comme une plateforme infonuagique. On indiquera dans le message le lien et la procédure pour y accéder.

La nétiquette est l’ensemble des conventions de bienséance régissant le comportement des internautes, notamment dans les échanges par courrier électronique. Il est souhaitable d’observer ces conventions en adoptant certaines règles.