Éléments de la vedette dans la lettre

La vedette s’écrit contre la marge de gauche. Deux lignes blanches la séparent de ce qui se trouve au-dessus d’elle, qu’il s’agisse, dans la lettre à un alignement, de la mention du lieu et de la date, ou, dans la lettre à deux alignements, de la mention du mode d’acheminement ou de la nature de l’envoi.

Lorsqu’il est prévu d’insérer la lettre dans une enveloppe à fenêtre, on doit limiter à cinq le nombre de lignes de la vedette et s’assurer que la longueur de celles-ci n’excède pas la largeur de la fenêtre. Autrement, les lignes peuvent être aussi nombreuses et longues que nécessaire.

La première ligne de la vedette est constituée du prénom et du nom du ou de la destinataire de la lettre, précédés de son titre de civilité. Aucun de ces éléments ne peut être abrégé.

Lorsque l’on ne sait pas quel titre de civilité convient à la personne (son prénom est mixte, par exemple, ou il ne nous est pas familier), ou lorsque cette personne ne souhaite pas que l’on utilise Madame ou Monsieur pour la désigner, on peut écrire uniquement son prénom et son nom.

Lorsque la lettre est adressée au ou à la destinataire dans le cadre de son emploi, on inscrit son titre de fonction, généralement seul, sur la deuxième ligne de la vedette, avec une majuscule initiale.

On peut aussi écrire le titre de fonction sur la même ligne que le nom – après celui-ci –, en le faisant précéder d’une virgule; la majuscule initiale n’est alors plus de mise.

Lorsqu’une personne cumule des responsabilités lui conférant plus d’un titre (par exemple ministre et député, directrice des communications et secrétaire générale), on s’en tient à celui qui est pertinent dans le contexte de la lettre. Lorsque le titre est un nom composé désignant deux fonctions (par exemple présidente-directrice générale, secrétaire-trésorier, vice-président et directeur général), on l’écrit tel quel.

Lorsque la lettre s’adresse à un groupe, on peut charger quelqu’un (membre du groupe ou tiers) de la transmettre aux personnes concernées. Pour ce faire, on écrit le nom du groupe sur la première ligne de la vedette, et sur la ligne suivante, on place la formule À l’attention de devant le titre de civilité ou le prénom de l’intermédiaire.

Notons que les informations permettant d’identifier le ou la destinataire de la lettre vont habituellement du particulier au général : nom, titre de fonction, service, direction, etc.

Au Québec, on doit toujours écrire les éléments de l’adresse dans la langue dans laquelle ils sont officialisés par la Commission de toponymie, soit généralement le français. Le nom de la voie de communication – incluant son générique (rue, avenue, boulevard, etc.) et, s’il y a lieu, le point cardinal – ainsi que le nom de la ville et de la province ne doivent pas être traduits en anglais.

En règle générale, on doit écrire les éléments de l’adresse tout au long.

On n’emploiera des abréviations que si l’espace ne permet pas les formes longues, ce qui peut être le cas lorsqu’une enveloppe à fenêtre est utilisée. Certaines contraintes informatiques pourraient aussi justifier le recours aux abréviations.

Notons que l’on utilisera l’abréviation du point cardinal (N., S., E., O.) ou de bureau seulement si l’on a abrégé le générique du nom de la voie de communication.

Dans la vedette d’une lettre circulaire non personnalisée, on peut écrire uniquement le nom de l’unité administrative à laquelle appartient l’ensemble des destinataires. Si la lettre circulaire s’adresse plutôt aux membres de la direction d’une organisation, on peut employer la formule À la direction.