Prendre un message au téléphone
Il arrive que l’on doive suggérer à un appelant de laisser un message pour un collègue absent ou occupé, et certaines façons de faire aideront à bien orienter l’échange et à avoir toutes les informations en main pour remplir adéquatement un formulaire pour message téléphonique.
Pour prendre un message, différentes formulations sont possibles.
- Puis-je prendre un message?
- Puis-je lui faire un message?
- Est-ce que je peux prendre un message?
- Désirez-vous laisser un message?
- Voulez-vous laisser un message?
Lorsque l’on prend un message, il faut s’assurer que tous les points notés sont exacts, surtout lorsqu’il s’agit d’une adresse, d’un numéro de téléphone ou d’un appel qui doit avoir lieu à une date ou à une heure précise.
- Pouvez-vous me rappeler votre nom? (Dans les cas où la personne s’est déjà nommée.)
- Qui doit-il demander?
- Pour quelle entreprise travaillez-vous?
- C’est à quel sujet, je vous prie?
- À quel numéro peut-il vous joindre?
- Quel est votre numéro de téléphone?
- Y a-t-il un numéro de poste?
- Quel est l’indicatif régional?
- Est-ce le 450? (La formule Est-ce dans le 450? est de style familier.)
On ne doit pas hésiter à demander à la personne d’épeler son nom (mais pas plus de deux fois) si on a un doute sur la graphie du nom.
- Pouvez-vous m’épeler votre nom, je vous prie?
On peut répéter le numéro de téléphone pendant qu’on le note; cela permet à l’interlocuteur de le corriger si on ne l’a pas bien compris.
- Vous avez bien dit le 123 456‑7890?
- Pourriez-vous répéter le numéro?
Pour conclure la prise du message, on le reformule afin d’éviter toute erreur, puis on poursuit avec une formule comme : J’ai bien noté ou encore Je vais lui transmettre votre message dès son retour. Le message à transmettre au collègue est idéalement noté sur un formulaire pour message téléphonique afin qu’aucune information ne soit oubliée.
