Télécopie et bordereau de télécopie
On appelle télécopie le procédé qui permet la transmission et la reproduction d’un document à distance au moyen d’équipements raccordés à un réseau de télécommunication, de même que le document ainsi transmis et reproduit.
Emprunts à l’anglais déconseillés
Le terme fax, emprunté à l’anglais, n’est pas recommandé au Québec, où on lui préférera télécopie ou télécopieur (lorsqu’il s’agit de désigner l’appareil qui permet la transmission à distance du document). De même, l’emploi du verbe télécopier est préférable à celui de faxer.
Généralités et mise en forme
La télécopie a l’avantage de reproduire rapidement la présentation du document papier (lettre, plan, dessin, etc.). Elle se situe à mi-chemin entre la poste traditionnelle et le courrier électronique. Une lettre peut parfois être acheminée à la fois par télécopie et par la poste; toutefois, lorsque la lettre n’est transmise que par télécopie, on peut y inscrire la mention par télécopie en majuscules, contre la marge de gauche, vis-à-vis des mentions de lieu et de date, ou au-dessus de ces mentions s’il s’agit d’une lettre à un alignement.
Comme dans le cas du courriel, la télécopie s’accompagne de formules de salutation plus courtes que celles utilisées dans le courrier traditionnel (Meilleures salutations, Sincères salutations, etc.).
Contenu du bordereau
Tout document envoyé par télécopieur peut être accompagné d’un bordereau sur lequel figurent les renseignements utiles à l’acheminement du document. On trouve généralement sur le bordereau :
- l’en-tête de la société ou de l’organisme auquel est rattaché l’expéditeur ou l’expéditrice;
- le nom du ou de la destinataire, son numéro de téléphone et son numéro de télécopie (pour indiquer un numéro de télécopie, on inscrit la mention télécopie, télécopieur ou téléc. suivie du deux-points, par exemple : Télécopie : 418 643‑3210; Télécopieur : 418 643-3210; Téléc. : 418 643-3210);
- le nom de l’expéditeur ou de l’expéditrice, son numéro de téléphone et son numéro de télécopie;
- le nombre total de pages envoyées, bordereau compris;
- la date d’envoi.
On peut aussi prévoir quelques lignes pour la rédaction d’un message. Cet espace est parfois suffisant pour noter toute l’information à communiquer.
On peut ajouter un avis de confidentialité sur le bordereau.
