Corps du message dans la lettre

L’introduction constitue le premier paragraphe de la lettre. Elle commence par une majuscule, même si l’appel, qui la précède immédiatement, se termine par une virgule.

Dans ce paragraphe, on établit le contact avec le ou la destinataire. La lettre doit donc comporter une brève mise en contexte dans laquelle on rappelle la date du dernier échange, s’il y a lieu, et les raisons précises de l’envoi. On peut aussi faire référence à un événementOn peut aussi écrire : évènement. passé que l’on rappelle brièvement, comme l’attribution d’un permis ou la souscription d’une assurance. On amène ensuite le sujet, c’est-à-dire le but principal de la lettre ou ce que l’on veut que la personne en retienne.

Le développement expose le message : on explique, informe, argumente, etc. Il peut comprendre plusieurs paragraphes, chacun développant une idée principale.

On expose les éléments qui viennent appuyer l’énoncé principal, c’est-à-dire les effets ou les conséquences qui en découlent. Ces conséquences doivent être expliquées précisément, surtout si elles ont des répercussions importantes. Parfois, l’énoncé doit également comporter une justification ou des explications pour éclairer le ou la destinataire et lui faire comprendre les raisons de l’envoi de la lettre.

Pour que le ou la destinataire comprenne bien le message, on a intérêt à en présenter les différents éléments dans un ordre logique. On peut d’abord présenter les faits généraux, pour en venir ensuite aux faits particuliers. On peut énoncer les éléments en ordre d’importance, des plus importants aux moins importants. On peut aussi exposer d’abord les difficultés, puis leurs causes et, enfin, les solutions possibles.

Dans la conclusion, on incite le ou la destinataire à passer à l’action et, éventuellement, si on ne les a pas mentionnées dans le développement, on présente les conséquences possibles si l’action demandée n’est pas effectuée. Souvent, on y offre aussi une source de renseignements supplémentaires et les coordonnées pour joindre le ou la signataire de la lettre.

Si la conclusion est courte, on peut la souder à la salutation. Sinon, elle forme un paragraphe à part et est suivie, sur une ligne distincte, d’une formule de salutation.

Si l’on s’adresse à une personne qui ne souhaite pas être désignée au masculin ni au féminin ou dont on ne connaîtSelon les rectifications de l’orthographe, on peut aussi écrire : connait. pas le genre, on peut recourir à divers procédés d’écriture comme la formulation neutre (emploi de désignations neutres ou de phrases inclusives).

La personnalisation du message contribue grandement à la bonne compréhension d’une communication administrative. Lorsqu’on interpelle le ou la destinataire directement à l’aide du pronom vous, il ou elle se sentira plus concerné que si on utilise des formulations impersonnelles, et aura tendance à passer à l’action.

Dans le même ordre d’idées, le ou la signataire utilisera le pronom nous lorsqu’il parle au nom de son organisation, ou le pronom je, lorsque la responsabilité de l’information lui revient, afin de renforcer la personnalisation du message.