Présentation du formulaire
Les formulaires comportent des libellés qui doivent être présentés selon les principes de la rédaction épicène, afin que les personnes qui les remplissent soient correctement nommées.
Rédaction épicène dans les formulaires
Les appellations de personnes présentes dans les formulaires doivent être inscrites de manière à respecter les principes de la rédaction épicène, notamment à l’aide de doublets complets (conjoint ou conjointe de fait) ou d’appellations épicènes (célibataire). Les éléments à féminiser se trouvent principalement dans la section des renseignements sur l’identité, dans la mention des rôles des personnes visées et dans la signature.
Renseignements sur l’identité
Si les renseignements sont demandés sous forme de questions, la formulation neutre, notamment l’emploi de noms collectifs ou de tournures épicènes, permet souvent des phrases plus courtes.
- Êtes-vous citoyen canadien ou citoyenne canadienne? (doublet complet)
Êtes-vous de citoyenneté canadienne? (formulation neutre) - Êtes-vous un employé ou une employée du gouvernement du Québec? (doublet complet)
Avez-vous actuellement un emploi au gouvernement du Québec? (formulation neutre)
Comme l’espace est restreint dans les formulaires, l’utilisation des doublets abrégés devient parfois une option, mais il est recommandé d’utiliser les doublets complets si l’espace le permet.
Doublets complets | Doublets abrégés |
|---|---|
célibataire | célibataire |
marié, mariée | marié(e) |
conjoint, conjointe de fait | conjoint(e) de fait |
divorcé, divorcée | divorcé(e) |
séparé, séparée | séparé(e) |
uni, unie civilement | uni(e) civilement |
veuf, veuve | veuf (veuve) |
Doublets complets | Doublets abrégés |
|---|---|
citoyen canadien de naissance, citoyenne canadienne de naissance | citoyen(ne) canadien(ne) de naissance |
citoyen canadien naturalisé ou citoyenne canadienne naturalisée | citoyen(ne) canadien(ne) naturalisé(e) |
résident permanent, résidente permanente | résident(e) permanent(e) |
Rôles des personnes
Les formulaires d’inscription, qu’ils soient administratifs ou autres, comportent également des appellations relatives au titre ou au rôle attribué aux personnes qui s’inscrivent.
On prendra soin d’utiliser les appellations au féminin et au masculin. On peut également tirer profit des procédés de formulation neutre (noms collectifs et tournures épicènes, par exemple).
Exemple de présentation des rôles des personnes
- Je me propose pour assumer les fonctions de :
□ président ou présidente de séance
□ animateur ou animatrice
□ présentateur ou présentatrice
□ rapporteur ou rapporteuse
□ délégué substitut ou déléguée substitute
Signature
La signature figure habituellement à la fin du formulaire. La qualité du ou de la signataire est le plus souvent indiquée sous la ligne réservée à la signature.
Lorsqu’un ensemble de données relatives à la signature (date, lieu, témoin, etc.) sont regroupées dans une partie, il faut veiller à ce que le titre qui la coiffe comporte le doublet.
Exemples de formulaires rédigés de façon épicène
Exemple de formulaire : Demande de procuration
Exemple de formulaire : Avis officiel de départ à la retraite
Informations générales sur les formulaires
Le formulaire est un document préétabli qui comporte des espaces dans lesquels une personne inscrit des renseignements qui lui sont demandés. Il sert à consigner des données de façon claire, rapide et uniforme.
Peu importe qu’ils soient destinés à être remplis en version papier ou en version électronique, les formulaires doivent être conformes à certaines règles en ce qui concerne la présentation adoptée et les formulations retenues. Ils doivent aussi être standardisés à l’intérieur d’une même entreprise ou d’un même organisme, bien qu’il existe plusieurs présentations possibles.
Il importe de définir précisément les sections et les rubriques des formulaires, et d’en disposer clairement et logiquement les éléments, que ces derniers soient essentiels ou secondaires. En effet, les formulaires doivent être aussi fonctionnels que possible.
Éléments composant généralement les formulaires
- nom de l’entreprise ou de l’organisme, ou son logo
- adresse de l’entreprise ou de l’organisme
- numéros de téléphone et de télécopieur de l’entreprise ou de l’organisme
- adresses de courriel et de site Web de l’entreprise ou de l’organisme
- titre du formulaire et références utiles à son classement
- titres des rubriques qui servent à consigner les renseignements
- instructions relatives à l’emploi du formulaire
Programme d’identification visuelle
Notons que, dans les ministères et organismes québécois, les formulaires doivent être conformes aux règles énoncées dans le Programme d’identification visuelle.
Italique dans les titres de formulaires
Les titres de formulaires sont préférablement écrits en italique lorsqu’ils sont cités dans un texte. Ces titres sont parfois longs; l’italique permet de bien les repérer.
On doit dans tous les cas s’assurer de conserver l’uniformité typographique dans un texte ou une série de textes, peu importe l’option choisie, et de ne pas alterner entre l’italique et le romain.