Généralités sur les formulaires

Qu’ils soient destinés à être remplis en version papier ou en version électronique, les formulaires doivent répondre à certains critères. Au sein d’une même entreprise ou d’un même organisme, on veillera à les standardiser. Par exemple, les formulaires des ministères et organismes du gouvernement du Québec doivent suivre les normes graphiques énoncées dans le Programme d’identification visuelle.

Les renseignements recueillis doivent être jugés nécessaires à l’objet du dossier et protégés selon les bonnes pratiques en la matière.

Lorsque l’on cite le titre d’un formulaire dans un autre document, on utilise préférablement l’italique. Les titres de formulaires sont parfois longs; cette mise en relief permet de bien les repérer. Notons toutefois que, dans certains ouvrages, le romain est privilégié. Dans tous les cas, c’est l’uniformité qui prime : peu importe l’option retenue, on s’y tiendra tout au long d’un même texte.

Lorsque l’on conçoit un formulaire, il importe tout d’abord d’établir précisément quels renseignements l’on cherche à recueillir au moyen de celui-ci. On déterminera ensuite les différentes sections et rubriques dans lesquelles ces renseignements seront consignés, et l’on disposera celles-ci clairement et logiquement dans la page, qu’elles soient essentielles ou secondaires.

On inscrira le titre du formulaire, les instructions relatives à son utilisation et, le cas échéant, les références utiles à son classement. On donnera également un titre à chacune des sections.

Un minimum de renseignements relatifs à l’entreprise ou à l’organisme à l’origine du formulaire doivent figurer sur ce dernier : nom et/ou logo, adresse, numéros de téléphone et de télécopieur, adresses de courrier électronique et de site Web, etc.

Une section – habituellement la première – est réservée aux renseignements sur l’identité de la personne qui remplira le formulaire : prénom et nom, titre de civilité, date de naissance, état matrimonial, citoyenneté, adresse, numéro de téléphone, etc.

Une section réservée à la signature figure habituellement à la fin du formulaire. On y trouve parfois des renseignements complémentaires (date, lieu, témoin, etc.). La qualité du ou de la signataire (client ou cliente, locateur ou locatrice, membre, etc.) est souvent indiquée sous la ligne réservée à la signature.

Selon les besoins de l’entreprise ou de l’organisme, d’autres sections de renseignements peuvent figurer dans le formulaire.

Les formulaires doivent respecter les principes de la rédaction épicène. On y emploie donc des doublets d’appellations de personnes (étudiant ou étudiante) et des appellations épicènes (célibataire).

Notons que l’utilisation des doublets complets doit être priorisée. Toutefois, lorsque l’espace pour écrire est restreint – comme c’est souvent le cas dans les formulaires –, l’emploi des doublets abrégés représente une option acceptable.

Lorsque les renseignements sont demandés sous forme de questions, le recours à des formulations sans doublets d’appellations de personnes permet souvent des phrases inclusives plus courtes.