Écriture de la désignation du ou de la destinataire

Le prénom du ou de la destinataire d’un envoi devrait idéalement être écrit au long. Lorsqu’on est contraint d’abréger un prénom composé, il faut prendre en considération ce qui suit : d’une part, les éléments d’un tel prénom sont habituellement liés par un trait d’union (il convient alors d’employer le trait d’union aussi dans la forme abrégée); d’autre part, il vaut mieux abréger les deux éléments formant un prénom plutôt qu’un seul.

Quand un prénom est suivi d’une initiale, ce qui est un usage nord-américain, il ne s’agit pas là d’un prénom composé, mais de deux prénoms juxtaposés dont le second est abrégé. Ces éléments ne sont donc pas liés par un trait d’union.

Les deux noms formant un nom de famille composé sont généralement liés par un trait d’union. En effet, selon le Directeur de l’état civil du Québec, le nom de famille qu’on attribue à un enfant à sa naissance peut comporter deux parties, qui sont alors liées par un trait d’union. Il faut toutefois respecter la graphie de noms de famille existants qui ne comporteraient pas de trait d’union. On évitera par ailleurs d’abréger le nom de famille.

La désignation de la fonction officielle du ou de la destinataire, lorsqu’il est nécessaire de l’indiquer, se met le plus souvent sur la ligne qui suit le nom et s’écrit avec une majuscule initiale de position. Elle peut aussi être apposée au nom, auquel cas elle est précédée d’une virgule et commence par une minuscule.

Dans les cas où l’on souhaite préciser que le ou la destinataire occupe une fonction par intérim, on écrit cette mention de préférence à la suite de la désignation complète de la fonction.

On peut aussi abréger la mention (p. i.), qu’on aura cependant précédemment explicitée dans le corps de la lettre.

Lorsqu’une personne cumule des responsabilités lui conférant plus d’un titre (par exemple, ministre et député, ou encore directrice des communications et secrétaire générale), on s’en tient au titre qui est le plus pertinent dans le contexte de l’envoi qui lui est adressé. Il arrive cependant qu’on mentionne un titre composé correspondant à deux fonctions, par exemple président-directeur général, secrétaire-trésorier, voire vice-présidente et directrice générale. On doit alors écrire ce titre complet.

On ne fait pas suivre le nom du ou de la destinataire de ses titres honorifiques ni de ses grades universitaires.