Laisser un message dans une boîte vocale
Lorsqu’on téléphone à une personne et qu’on est accueilli par une boîte vocale ou un répondeur, la politesse demande qu’on laisse un court message. Idéalement, on mentionne l’objet, le jour et l’heure de l’appel, ainsi que ses coordonnées, tout cela avec un débit modéré, en répétant au besoin.
Contenu et durée
On donne son nom, sa fonction, le nom de l’entreprise ou de l’organisme pour lequel on travaille, son numéro de téléphone et l’objet de son appel. Le tout ne devrait pas durer plus de 30 secondes.
- Ici Serge Raymond, directeur des ressources humaines chez Corbeil & Associés. J’ai bien reçu les documents que vous m’avez fait parvenir. N’hésitez pas à m’appeler au besoin. Mon numéro de téléphone est le 123 456‑7890, poste 234. Au revoir.
Jour et heure
Si cela est pertinent, on peut aussi mentionner le jour et l’heure de son appel ainsi que le meilleur moment pour être joint.
- Bonjour, ici Jean Côté, responsable des ressources matérielles au Laboratoire Technor. Nous sommes le 19 septembre. Il est 11 h 45. J’aimerais ajouter des articles à la commande faite hier avant qu’il ne soit trop tard pour la modifier. Pourriez-vous me rappeler aujourd’hui, avant 15 h? Mon numéro de téléphone est le 123 456‑7890. Merci.
Contextes où la concision ou l’abstention sont de mise
Dans certaines situations, il est difficile d’être bref. L’objet d’un appel, par exemple, peut être long à expliquer. Il vaut mieux alors simplement spécifier qu’on ne peut donner plus de précisions sur le répondeur ou dans la boîte vocale.
- Ici Serge Raymond, directeur des ressources humaines chez Corbeil & Associés. Je souhaiterais vous parler d’une candidature intéressante. Comme il m’est difficile de donner plus de détails dans votre boîte vocale, pouvez-vous me rappeler au 123 456‑7890, poste 234? Merci.
De même, s’il n’est pas possible de faire savoir quand on est joignable sans exposer tout son emploi du temps, il est préférable d’indiquer qu’on rappellera ultérieurement.
- Ici Jean Côté, responsable des ressources matérielles au Laboratoire Technor. Nous sommes lundi en fin d’après-midi. Je voulais vous proposer une date pour la visite de nos installations. Mon numéro de téléphone est le 123 456‑7890. Je serai cependant difficilement joignable demain. Si nous n’arrivons pas à entrer en communication d’ici à mercredi, je vous rappellerai. Bonne journée.
Répéter par souci de clarté et de commodité
Si, à la fin du message, on croit avoir parlé trop vite et qu’on doute que l’interlocuteur puisse bien saisir le nom et le numéro de téléphone donnés, on devrait prendre la peine de les répéter plus lentement.
Par ailleurs, même si on communique souvent par téléphone avec la personne à qui on laisse un message, par courtoisie, on devrait quand même lui donner son numéro : cela lui évitera peut-être d’avoir à le chercher.
- Bonjour, ici Sylvie Gagnon, secrétaire chez Lemieux et Lachance. Le directeur a étudié le curriculum vitæ que vous nous avez envoyé et il souhaiterait vous rencontrer. J’aimerais que vous me rappeliez pour me dire si vous êtes d’accord et, si c’est le cas, que nous prenions rendez-vous pour une entrevue. Vous pouvez me joindre au 123 456‑7890. Sylvie Gagnon, 123 456-7890. Merci.
Éviter la familiarité
On devrait également éviter d’utiliser un langage familier ou de fournir des renseignements qui risquent d’embarrasser l’interlocuteur : un message enregistré peut être écouté par quelqu’un d’autre que son destinataire, lorsque des personnes partagent un même bureau, par exemple.
Message familier
- Salut Jean-Louis, c’est Monique. Je suis chez moi. Pourrais-tu me rappeler au 123 456‑7890? Il y a quelques trucs qui me tracassent à propos du contrat que nous devons préparer. Il est présentement 10 h 15. Tu peux me joindre sans problème jusqu’à 17 h. À bientôt.
Message neutre
- Bonjour Jean-Louis, c’est Monique. Pourrais-tu me rappeler au 123 456‑7890? J’ai quelques questions à te poser à propos d’un dossier. Il est présentement 10 h 15. Tu peux me joindre sans problème jusqu’à 17 h. À bientôt.