Note

Il semble que l’on fasse de moins en moins la distinction entre la note et la note de service. En principe, la note de service n’est destinée qu’à des subordonnés, alors que la note s’adresse à des supérieurs ou à des égaux. L’usage actuel fait que l’on communique de plus en plus avec des subalternes par l’entremise de la note. On peut aussi distinguer un troisième type d’écrit, soit la note technique : c’est un rapport concis et simplifié qui apporte des renseignements sur un point technique particulier.

Quoi qu’il en soit, ces différents types de notes répondent aux mêmes normes de rédaction et de présentation. Par ailleurs, l’envoi d’une note dans un fichier joint à un courriel est courant et admis.

La disposition à un alignement est généralement utilisée pour le texte de la note. Ce texte peut être justifié ou non. Comme le montrent les exemples ci‑dessous, dans l’en-tête de la note, les mentions destinataire, expéditeur, date et objet sont inscrites en majuscules, contre la marge de gauche. Elles sont suivies du deux-points précédé d’un espacement. Il n’est pas d’usage d’aligner le deux-points; on alignera plutôt les éléments énumérés.

Soulignons qu’il est déconseillé d’utiliser les mentions À, De, Sujet et Re, qui appartiennent à l’usage anglais.

La note est habituellement envoyée à plus d’une personne. S’il s’agit d’un nombre restreint de personnes explicitement nommées, il convient d’écrire leurs prénom et nom, précédés ou non de leur titre de civilité (monsieur ou madame) portant la majuscule. On peut aussi ajouter leur fonction ou leur unité administrative.

Notons toutefois que si l’on s’adresse à une personne qui ne souhaite pas être désignée au masculin ni au féminin ou dont on ne connaît pas le genre, il convient d’omettre les titres de civilité et de fonction.

Si la note s’adresse à l’ensemble du personnel, on peut choisir le doublet (par exemple les techniciens et les techniciennes) ou un nom collectif (le personnel). Si l’on opte pour un nom collectif, la mention Destinataire est au singulier.

Cette mention précise le nom de la personne (sans titre de civilité, et suivi ou non de son titre de fonction) ou la désignation de l’unité administrative qui envoie la note.

Cette mention peut être omise et remplacée, au bas de la note, par la signature de l’expéditeur ou de l’expéditrice, accompagnée ou non de son titre ou de sa fonction.

L’expéditeur peut également être un groupe de personnes ou une unité administrative. Dans le cas où il y a plus d’un expéditeur ou d’une expéditrice, cette mention est au pluriel.

On écrit la date sous forme alphanumérique, précédée du déterminant défini le.

Le texte qui suit la mention Objet doit être clair, précis et adapté au contexte. Il doit bien résumer le contenu de la note. On doit écrire toute la mention en caractères gras.

Le contenu de la note, même s’il est court, doit être clair et bien structuré. Le texte ne comprend généralement pas d’introduction, mais il contient parfois un bref rappel qui permet de situer le ou la destinataire et de préciser les raisons qui motivent l’envoi de la note. Le développement expose les faits, explique la nécessité de la note, propose des solutions ou fait état de décisions nouvellement prises. Finalement, une brève phrase de conclusion suffit, sans formule de salutation. Par exemple : Je vous remercie de votre collaboration; Les changements seront apportés dans les plus brefs délais; N’hésitez pas à communiquer avec moi pour de plus amples renseignements; etc.

Si le nom de l’expéditeur ou de l’expéditrice est mentionné au début de la note, ce dernier ou cette dernière se contente généralement d’y apposer ses initiales manuscrites, mais il ou elle peut également la signer, sans rappeler toutefois son titre ou sa fonction. Dans les cas où la mention Expéditeur ou Expéditrice est absente, la note doit porter la signature de l’expéditeur ou l’expéditrice accompagnée de son nom et, éventuellement, de son titre ou de sa fonction.

Selon sa nature et son contenu, la note peut aussi comprendre des mentions de référence qui s’écrivent sous l’objet, comme V/Réf. ou N/Réf., et des mentions diverses comme p. j. (ou PJ; pièce jointe) et c. c. (ou CC; copie conforme).