Initiales d’identification dans la lettre

Ces initiales se placent à gauche au bas de la page, sur la ligne où l’on inscrit le nom du ou de la signataire.

Les initiales d’identification sont facultatives et doivent être utilisées avec modération. Elles n’ajoutent généralement aucun renseignement pertinent pour le ou la destinataire, en plus de donner un caractère technique parfois indésirable à une lettre.

Cependant, comme elles permettent de savoir qui a rédigé et qui a effectué la saisie de la lettre, ces initiales peuvent être utiles dans certaines circonstances.

Comme il s’agit d’un code, les initiales d’identification ne comportent ni espace, ni point, ni trait d’union, même dans le cas de prénoms ou de noms de famille composés. Elles reprennent deux ou trois initiales ou lettres des prénom et nom des personnes en question.

Les initiales de la personne qui a rédigé la lettre, qui est généralement aussi la signataire, sont indiquées par convention en lettres majuscules, et celles de la personne qui en a effectué la saisie sont en minuscules; les groupes d’initiales sont séparés par une barre oblique, sans espace avant ni après. Voici quelques exemples d’initiales d’identification, suivies des noms auxquels elles pourraient correspondre.

Si la lettre a deux signataires, ou si elle a été rédigée par une personne autre que le ou la signataire, on peut inscrire les initiales de chaque personne. Ces initiales peuvent figurer soit dans l’ordre selon lequel les signatures sont prévues, soit dans l’ordre suivant : signataire, rédacteur ou rédactrice et, enfin, personne qui a saisi la lettre.

Si la même personne rédige la lettre et en assure la saisie, ce qui est maintenant pratique courante, la lettre ne comporte généralement pas d’initiales d’identification.